転職や就活に活用!面接後のお礼メールやお礼状を効果的に書くには?

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一昔前は終身雇用が一般的で、すぐ転職していると、新しい職場で人格を疑われることもあったかもしれません。

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しかし最近では、経済が不安定になって、いつリストラになるかわかりませんし、終身雇用が必ずしも良いという時代でもなくなっています。

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特に女性の場合は、子供ができたり何らかの事情で転職しないといけなかったりするものです。

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では、転職や就活で受ける面接後に、もしお礼メールやお礼状を書くならどう書いたら効果的なのか、例文を交えて、ご一緒に考えましょう!

面接後のお礼メールやお礼状は、合否を分けるの?

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転職や就活での面接後に全く手ごたえがなく、ほぼ採用されることはないだろうと感じる場合、お礼メールやお礼状によって合否が覆ることはまずないでしょう。

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お礼メールやお礼状で合否に影響を与えるのは、1)合否の判断が微妙で担当者が悩んでいる、もしくは、2)採用枠は1つなのに、ほぼ同条件の候補者が何人かいるとき、です。

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もし転職や就活で受ける面接後に、上記のような状況にあると想像できるなら、お礼メールやお礼状送ることで、自分の評価を上げて、採用か不採用に影響を与えることがあるでしょう。

お礼メールやお礼状によって効果が発揮されるポイントは?

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お礼メールやお礼状というものは、そもそも面接に対応してくれたことを感謝し、その企業への志望があなたにどれほどあるのかを伝えることが目的です。

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ですから、「面接後にお礼メールやお礼状を送らなかったら、失礼になるのだろうか」と、不安に感じる必要はありません。

実際にお礼状を送っている人の方が少なく、「面接後にお礼メールやお礼状を送らないとマナー違反」というわけではありません。

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要点としては、あなたの感謝の気持ちと志願度が面接を担当した方に伝わるなら、そのお礼状によってあなたの評価が上がるでしょう。

お礼メールやお礼状での評価のポイントは、志望度と礼儀正しさ

まず、転職や就活における採用不採用の評価を変えるポイントは、志願度の高さです。

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面接の際に担当者が、「面接では、意欲があまり伝わってこなかった」と思ったとしても、お礼メールやお礼状にあなたの志願度が書いてあるなら、挽回できる可能性は残っています。それに、わざわざお礼メールやお礼状を書く手間をかけたことが、その企業で働きたいという気持ちが強いことを表すことになります。

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特に最終選考に近づけば近づくほど、その企業への志望度が重要視され、お礼状が採用不採用の評価を変える可能性は高いでしょう。

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私自身も、ある翻訳会社へ面接に行った後、合否の返事がなかったため、お礼状としてその会社にファックスを送り、そちらの会社で働きたいことをお伝えしました。結果として、フリーランスとして働いている今でも、その会社からお仕事をいただいています。

お礼状によって、採用不採用の評価を変えるもう1つのポイントは、礼儀正しさです。

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転職や就活で受ける面接の時にも、担当者に感謝の言葉を伝えることは多いでしょう。しかし面接後にお礼状として、わざわざハガキやメールを出してお礼を述べることは、とても丁寧なことと思われます。特に礼儀を重んじる日本の文化では、お礼状を出すことは丁寧で礼儀正しいという印象を与えることになります。

それにビジネスに関しては、相手がしてくれたことに対して、礼儀正しく応対するのは基礎的なスキルであり、大切なことです。

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転職する場合、お礼メールやお礼状を受け取った担当者は、恐らくあなたは以前の会社でも、同じように礼儀正しく対応されていたのだろうと想像し、採用後も同じように職場の人と接するだろうと考えるに違いありません。

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もし就活されている方でしたら、若いうちからお礼状を出すという習慣を身につけているなら、ビジネスパーソンとしての信頼度も上がり、一緒に働く時に職場の良い雰囲気を保てる人材だろうと評価されるに違いありません。

面接後のお礼メールやお礼状で書くべき内容とポイントは?

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転職や就活におけるお礼メールやお礼状で書くべき内容は3つです。

1) 面接に時間を割いてくれたことを感謝する、2) 面接を担当された方と盛り上がった話の内容や興味を持ったことを自分の言葉で書く、3) 面接の時に話した内容でさらに志望度が高くなったこと、という点です。

とにかく簡潔に!

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面接を担当した人は採用以外にもたくさんのお仕事を抱えています。忙しい中対応してくれていることを忘れないようにしましょう。長文のお礼メールやお礼状だと、最初の方を読んでも全部読んでくれるかどうかわかりません。

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むしろ、相手の状況を想像できない人と思われて、マイナスの印象を与える可能性もありますので、お礼状はとにかく簡潔な内容にしましょう!

お礼メールの場合は、「返信不要」な文章に!

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ビジネスにおいて、メールに返信するのがマナーと言われますが、お礼状を出すことで相手の方に余計な気遣いや手間をかけないように工夫しましょう。お礼メールの最後に「返信は不要です」といった文を入れ、返信しなくても良い形で文章を終えるなら、とても良い印象を与えるに違いありません。

お礼メールじゃ失礼では? 書面でのお礼状の方が効果的では?

お礼メールを送ることがマナー違反となることはありません。メールならすぐに送れるというメリットがあるので、すぐに採用の合否に影響を与えたいなら、メールの方が良いでしょう。

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でも、丁寧な感じが伝わるのは手書きにした書面のお礼状です。ワードで作成し印刷したものではなく、手書きのほうがより効果的です。お礼状の書く内容によってハガキか封書にしましょう。

お礼メールやお礼状は、数日前の面接のお礼でも大丈夫?

お礼メールやお礼状を出すタイミングとしては、面接の当日か遅くても翌日までに出しましょう。

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お礼メールでしたらすぐに届きますが、お礼状の郵送の場合はその日に投函しても、届くのは翌日以降になりますね。投函の場合は遅くても面接を担当された方に、2,3日以内に届くようにしましょう。

お礼メールやお礼状の宛先はどうしたらいいの?

連絡先がわかるなら、お礼メールやお礼状の宛先は面接官宛にしましょう。もしわからないなら、採用窓口宛でOKです。

面接の担当者の連絡先がわからない場合

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面接官にお礼を言いたくても、お礼メールやお礼状を出す連絡先がわからないことが多いですよね。その場合は、その面接を受けた企業の採用窓口宛でOKです。宛名は『××株式会社 人事採用ご担当者様』にします。

面接の担当者の連絡先がわかる場合

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面接官の連絡先がわかる場合、お礼メールやお礼状は直接その方宛に送って構いません。ただ、その場合はビジネスメールと間違えられないように、『本日、最終面接のお時間をいただいた△△と申します』など、わかりやすく記載すると良いでしょう。

面接官が複数いて、名前を憶えてない場合の宛先は?

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もし面接を担当された人が複数いた場合は、全員に宛ててお礼メールやお礼状を書く必要はないです。採用の担当宛に送り、「面接に関わってくださった皆様」への感謝が伝われば大丈夫です。

面接後にはがき・封書で、お礼状の書くときの注意点は?

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はがきや封書でお礼状を書くときに注意することは、1) ボールペンではなく、黒や青の万年筆かインクペンを使う。2) 無地か白のはがき・便箋・封筒を使う。3) 縦書きで書く。という点です。

面接後のお礼メールを書くときの注意点は?

メールの場合の注意点は下記の2つです。

1) ビジネスメールのマナーを守る。

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お礼メールの件名は簡潔にして、相手の企業名は省略しません。お礼状の末尾に署名を入れ、最低限のビジネスメールのマナーは守りましょう。

2) コピペではなく、自分の言葉にする。

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お礼メールの冒頭の挨拶や結びは、ルールに従って書く必要がありますが、面接の感想や志望度の部分は、自分の言葉できちんと書きましょう。

お礼メールの例文とか知りたいです。

では、お礼メールのポイントと例文を一緒に考えましょう。

ポイント1:宛先

面接官からメルアドを教えてもらっていたり、その人のメルアドが企業のホームページに載せられている場合は、そのメルアドに翌日までにお礼メールを送りましょう。

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もし分からないのであれば、ホームページや資料にある採用窓口宛てにお礼メールを送ってかまいません。どうしても分からないと言って、勝手に面接官個人のメルアドや連絡先を探してきて、翌日にお礼メールの送ることだけはやめた方が良いでしょう。

ポイント2:件名

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お礼メールの件名は簡潔にわかりやすくしましょう。採用の担当者や面接官には大量のメールが毎日届いていますので、件名だけを見て、メールを読む・読まないの判断をする人も多くいます。ですから、件名だけで何の用件か、お礼メールの送り主は誰か、はっきりわかるように心がけると良いでしょう。

就活の場合は翌日までに、×月×日の面接のお礼(大学名学部名と氏名)。転職の場合は翌日までに、△月△日の面接のお礼(氏名)とします。

ポイント3:書き出し

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お礼メールの書き出しで注意したいのは、相手の企業の会社名と部署名を正式名称で書くことです。面接の連絡などが担当者からメールで来ていたなら、そのメールに企業の会社名と部署名の正式名称があるので、お礼状にはその通りに書きます。

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例文:株式会社△△ 人事部 ●●様

ポイント4:本文

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お礼メールに志望意欲をわかりやすく伝えましょう。面接官と話した内容を入れて、あなたの志望意欲を伝えるようにしましょう。お礼状として書くのですから、簡潔に6、7行程度におさめるとよいでしょう。

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例文:
[名前] と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会を賜り、ありがとうございました。面接の際、貴社の方針や経営方針をより深く理解することができ、ますます貴社で働きたいという気持ちが強まりました。また、新規の事業立案のお話を聞き、感銘を受けました。そのような新たな挑戦を続ける貴社で、会社の成長と自分の成長ともに実現することができれば幸いです。
面接を担当された××様にも、よろしくお伝えください。

ポイント5:結び

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お礼メールの結びでは、その企業のこれからの発展を願っている言葉を添えるようにしましょう。

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例文:末筆ではございますが、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のご発展と社員の方々のご多幸をお祈りいたします。

ポイント6:署名

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あなたの名前やメルアド、電話番号や住所を入れてください。メルアドと電話番号は、いつでも連絡が取れるものにします。就活の場合は、名前の前に、大学名や学部名を記載しましょう。

例文:
氏名:○○
メールアドレス:○○@○○
電話番号:(市外局番を含む)
住所:〒(都道府県より、町名・番地・建物名・号室までを正確に記載)

もし面接を担当した人からお礼状の返事がきたら?

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もしあなたの書いたお礼状に、面接を担当した人から返事があり、そこにあなたへの質問があったり、明らかに返信を求めているようでしたら、翌日までに返信しましょう。

しかし、単なるお礼のようなシンプルな返事であれば、翌日までに返信しないといけない、ということはありません。

面接後のお礼メールの出し方まとめ

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面接後のお礼メールやお礼状は、あなたの志望度と感謝を伝えるものです。しかしながら、熱くなって書きすぎないように注意しましょう。お礼状ですから、簡潔に伝えるようにしましょう。

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担当者だって人間です。能力だけでなく、あなたと一緒に働いて気持ち良いかどうかを知りたいでしょう。「この人となら仲良くやっていける!」と思ってもらえるようなお礼メールやお礼状を心がけるなら、きっとよい知らせが舞い込んでくるかもしれません!

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