ビジネススキルの上がる手帳術とは

作業効率を上げるアイテム

ビジネスに欠かせないのがスケジュール管理を行う手帳。手帳には、やるべき仕事の予定や締め切り、人との約束、覚え書きなど、仕事にとって様々な重要情報が詰め込まれていて、ビジネス暮らしには必須な物です。

アナログ派・デジタル派だろうと、手帳の書き方によってその効果はだいぶ違います。仕事が出来る人というのは、日々の暮らしの中で手帳術を上手に使っています。仕事の効率を上げたり、ミスを防いだりと、より良い仕事を手帳術によって生み出していたんです。

仕事が出来る人は見返す人というのが手帳術の要

暮らしの中で、ちょっとしたことを思いついたり、人の話をメモしたりといった役割もする手帳。人の記憶力とは当てにならない物で、仕事の内容を忘れないように、多くの人がメモを取っていますね。しかし、ただメモを取るのではなく、後から見返すというのが仕事が出来るか出来ないかの分かれ目でもあります。

ほとんどの人はメモしただけで、見返さないから暮らしていくうちにその案件の存在を忘れてしまいがち。見返す癖をつけるのが出来る人の手帳術です。

マンスリー、ウィークリー使い分け手帳術

マンスリーは要点をしぼる!手帳術

1ヶ月が見通せるマンスリーページには、要点だけを書き込むのが上手な手帳術。スペースが狭いので何を書けば分からないという人は、締め切りや打ち合わせなど、その日のビジネスで特に重要なことに絞ればok!一月でどんな仕事をしたかの簡単な記録にもなるので見やすく書くよう心がけましょう!

ビジネスの予定を立てる上で、作業に思ったよりも時間が掛かってしまったり想定外の事でスケジュール通りにいかないというのは付き物。そんな時のための手帳術として、2週間に1日、予備日として開けておくと調節ができるので、仕事のミスをなくすためにも予備日を2週に一度、作るようにしましょう。

ウィークリーは余裕を持ったタイムスケジュール手帳術

ウィークリーページは、その日1日の大体の予定を時間ごとに書き込もう。この時のポイントとして、それぞれの案件に、少し時間に余裕を持って予定を組むことが上手な手帳術!時間を詰めてしまうと、予定が遅れた時にスケジュール通りにいかなくなり、焦りの原因にも繋がってしまいます。

それぞれの仕事内容に15分の余裕と、会議時間には20分ほど多く時間を設定しておくと予定がずれた時も調整できます。手帳術では、このようなちょっとした調整時間の有無によって、仕事を詰めすぎてミスを起こすのを防ぐ役割もあります。実際に当初の予定どおりに仕事が進み、時間が余ったとしたら休憩して頭をリフレッシュしたり、考え事に時間を当てましょう。

マンスリーの横のページにメモができるタイプの手帳なら、手帳術では、その日に聞いたメモすべき事柄や、思いついた事をメモをおすすめ。日付ごとのメモだから、後からとても見直しやすいです。

予定の種類に応じて色分け手帳術

カラーペンを使った書き方手帳術!

手帳術で必須なのが色分け。仕事の内容ごとに決めたカラーペンで記したり、黒字で書かれた予定を囲ったりすることで予定がたくさん書かれた手帳でも分かりやすくなります。

自分だけでなく、部下や上司のスケジュールや仕事内容も管理する必要がある人は、その人物ごとに色分けするのも良いでしょう。手帳術は見やすいことがポイントなので、何が何色という点は事前にはっきりと決めておきましょう。

変更や書き加えには付箋を使うのが出来る手帳術!

予定の変更や、ちょっとした仕事内容は付箋を活用しましょう。手帳術として付箋は便利で有能。カラーを仕事内容によって使い分けることで、ビジネススキルが上がるのにもつながります。

付箋は剥がれやすいというマイナス点もあるので、出来る人の手帳術の書き方としては重要な案件ではなく、その日のうちに片付くような、目先の予定やメモを記すようにしましょう。

そのメモ内容が終わったら剥がすといった具合に付箋を使うと、仕事の確実性が上がるし、スキルアップにもつながる手帳術です。

付箋で人付き合いも良くなる!手帳術

ビジネスで欠かせないのが人との円滑なコミュニケーション。人から与えられたちょっとしたこと、例えば頂いたお菓子だったり、助言や参考になる話だったり。そういったことを忘れないようにする手帳術が、付箋にメモしておいて手帳の最後のページにでも貼っておくということ。次回その人に会う前に、付箋を確認すれば、お礼を伝え忘れないし、その人との共通の話題にもなり話のきっかけになります。

ミスを出さない!ToDoリストで手帳術

ビジネススキルが上がる手帳術としてぜひ活用すべきなのがToDoリスト。ここでの書き方は、ウィークリーページにも書ききれない、細々としたやるべき予定のリストアップ。それもやる時間が決まっていない、空いた時間にやるような案件を書いていきます。

1日のToDoリストを作る手帳術

ToDoリストに書くような作業内容から、通常その仕事をいつやっても良いのですが、ここで時間をあえて決めることによって、作業速度を上げるというのがToDoリスト活用手帳術です。午前/午後を分け、重要な案件から順に割り振っていきます。退社の時間までを書き込むと、作業を終わらせる目処がつき、効率も上がります。

ToDoリストはやらなきゃいけない案件のみが賢い手帳術

ToDoリストには、よくやりたい事、できたらやることなどを書き込んだりますが、仕事ができる人のToDoリストとは、やるべき案件のことしか書かないのが賢い手帳術です。片付けるべき案件だからこそ終わらせようと思えるし、集中して、スムーズに効率よく仕事をすることにつながります。

手帳術で作業速度を上げ、ミスのない人に!

仕事が出来る人の手帳術、参考になりましたか?ミスのない作業の効率化が一番のビジネススキルアップに繋がります。手帳術を有効に使って、スムーズな仕事を心がけましょう。スケジュール通りに仕事が片付いた時には、ご褒美を用意しておくのもやる気を上げるのでおすすめです!

もっと手帳の書き方の情報を知りたいアナタへ

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