就活メール・返信のマナーまとめ!質問・件名・お礼の書き方は?

就活生にとって企業との連絡の幅が増えた現代では、メールでのやり取りが盛んになっております。その一方で企業への件名の書き方・返信・お礼に至るまで、就活生は新たな悩みを抱えております。そこで今回は、企業への就活メール・返信のマナーを解説していきます。

就活メール・返信のマナーまとめ!質問・件名・お礼の書き方は?

目次

  1. 就活メールを送る前に注意するべき事
  2. メールで一番初に目にする「件名」の付け方
  3. 就活メールを人事担当者にストレスなく読んでもらうために
  4. 就活メールの書き始めに必ず入れる文面は?
  5. 面接日程の取り決めを就活メールで行う場合
  6. 言い辛い時のメール返信の対策
  7. 面接先からのメール返信についての注意点
  8. 就活メールで質問の仕方
  9. 「件名」に気を配り質問メール等をより分かりやすく!
  10. 質問メールでの注意すべき点
  11. 質問メールで最も重要な「締め」の言葉
  12. 就活生は失礼の無いお礼メールを
  13. 面接が終わった後にも就活生はお礼メールを!
  14. 就活における就活メールのコツは?
  15. 最後に就活生に皆さまに向けて

就活メールを送る前に注意するべき事

就活生らしいメールアドレスでメールを送ろう!

企業にまずメールを送る前に、メールアドレスを確認しましょう。一つ就活用にメールアドレスを作る事をおすすめいたします。企業側からしたら、数多くの就活生から沢山のメールを受け取っている訳です。

なるべくならば、メールアドレスも失礼な物ではなく、一目で誰からメールがきたか分かるアドレスにすると良いでしょう。

フリーメールならGmailを

勿論フリーメールを使い新たな就活用のアドレスを作るのも良いでしょう。フリーメールアドレスで特におすすめなのが、「Gmail」です。

理由としては、各スマートフォンと連携のしやすさ、メールの検索機能の高さ、大量のメールを保存できる等の観点からです。

アドレスは自分の名前と数字を含めた物で

アドレスは、「一目で誰からメールがきたか分かるアドレスを」と述べましたがどのようなものが良いでしょうか?基本的には、自分の名前と数字を含めた物で十分です。又、大学生の就活性であれば大学名をアドレスに組み込むのもありですね。自分の名前は勿論フルネームです。

メールアドレスの重要度はそこまで高くはないのですが自分の趣味を盛り込んだアドレスや、面白さを狙ったアドレスは、企業側からみたらあまり印象は良くないので避けた方が無難です。

Thumbメールアドレスの決め方!センスのいいビジネスでもOKのアドレスは?

メールで一番初に目にする「件名」の付け方

メールの件名は企業側から見て分かりやすくシンプルに

件名の中で特に重要なのは、送ってきた「差出人名」です。誰かからきたか一目で分かるように、「苗字・名前」でOKです。もし大学生の就活生であれば、一番初めに大学名を必ずいれましょう

次に件名の重要な所として、伝えたい文章を「簡潔に・一言で」です。企業は一日に何通もメールを受け取っています。ですので、企業側に伝わりやすく件名で文章の内容を一目で分かるメールの件名にしておかないと開封をスルーされる可能性もあります。

ぜひ、件名には名前(フルネーム、大学生であれば大学名を)+メール内で伝えたい簡潔な一言をいれましょう。

分かりやすい件名例

例題としては「○○(大学)○○(苗字)○○(名前)面接の日程について」等の書き方がおすすめです。メールを送る際「読みやすい文章」を心がけるのは大変重要な点です

就活メールを人事担当者にストレスなく読んでもらうために

全角・半角の統一、改行を上手に使いましょう

読みやすい文章の書き方のコツとしてまず押さえておきたい点は、全角・半角の使い方です。漢字・ひらがな・カタカナは全角で統一。英数字は半角で統一すると非常に見やすく、相手側にストレスを与えません。

又一つの文章が長すぎるのもNGです。最後にメールの誤字脱字のチェックがてら、自分でよんでて「長すぎるな」と感じたら前後の文を変え区切り読みやすくしましょう。

「読みやすい」という観点から「改行」にも気を付けなければなりません。改行が無い文章は読んでいてストレスになりやすく好印象を与えません。話が変わる場面や長すぎるなと感じたら改行しましょう。最後にメールを読み返しチェックもお忘れなく。

Thumb面接のお礼メール・お礼状の書き方まとめ!転職・就活に使える例文紹介!

就活メールの書き始めに必ず入れる文面は?

送り先の企業名と人事担当者の所属先・人事担当者氏名を必ず入れる

メールの書き始めに必ず入れなければいけない文面がありますそれは、送り先の企業名と人事担当者の所属先、そしてメールの送り先企業の人事担当者氏名です。例えば○○株式会社○○営業部○○○○様(人事担当者名)と書くのがベストです。

AAA株式会社 BBB部 CCC様

勿論「誰から送られたか」も書かなければいけません。文末に、名前や自分の情報等を下記の引用のようにまとめて書きましょう。

○○大学○○学部○○学科                        〒111-1111                                             東京都○○区○○1丁目1番1号                                             電話:03-1111-1111                                               携帯:070-1111-1111                                              Mail:******@****.ac.jp

面接日程の取り決めを就活メールで行う場合

企業側から提案された面接日程を確認しメールを返信

就活メールで最初に使う機会が多いのが「面接日程の取り決め」です。企業側から、日程を提案されメールで返信をし調整する運びとなるのですが、「どう返信すれば…」と多くの就活生が悩むところです。

その日程通りに参加できる場合や出来ない場合もでてくると思います。そこで面接の日程調整返信メールについて解説いたします。

日程通り面接が出来る場合の返信メール

まず、日程通り面接が出来る場合です。文章の最初は上記で述べた通り「企業先の情報」を文末には「自分の情報」をいれる事を忘れずに。二行目は挨拶と名前を名乗るのが基本です。社会人としても、重要な文脈ですのでこちらもお忘れなく。

挨拶としては「いつもお世話になっております」が基本でしょう。その後に「○○(名前フルネーム)です」がきます。その後はメール連絡して頂いた事にお礼の一文を。例えば、「この度は面接日程のご連絡して頂き、誠にありがとうございます」。等簡潔にお礼を申し上げましょう。

次の文脈ですが、メールで相手が指定した日時、場所を引用し伺う約束をする。例としては「それではご指定頂きました○月●日○○時○○会社会議室にお伺いさせていただきます。」等で。

最後は「お忙しい中のメールありがとうございます。又面接の機会を頂きありがとうございます。当日はよろしくお願い致します」等の文面で文章を終わらしましょう。

日程通り面接が出来ない場合の返信メール

次に企業側から指定した日程に合わせる事が出来ない場合です。最初の二行は先ほどと同じで、「企業先の情報」を文末には「自分の情報」をいれる事、三行目も先ほどと同じで挨拶と名前を名乗ります。

次は、「お忙しい中、この度のご連絡誠にありがとうございます。大変喜ばしく是非、参加したいと思っております」等の言い方で、参加したい意思を示します。

その後は、メールを見て指定された相手側の日時を引用し面接に行けない理由を簡単に告げる。例えば「大変申し訳ございません。ご指定頂いた〇月〇日ですが、その日は別件があり、参加ができません」等です。

そして日程をこちらから提案をする。その時に「大変申し訳ございませんが」や「誠に勝手なお願いですが」等の言葉を初めに使いましょう。最後に「大変申し訳ございませんが、ご検討ください」等で改めてお願いをして終わりです。

言い辛い時のメール返信の対策

言い辛いメールの返信はなるべく「ぼかして」

例えば面接等の日程変更をこちらから提案するのは中々言い辛いですよね。断る理由は「別件で」や「都合が悪く」等の言い方で基本的には問題ないです。下手な理由や正当な理由を正直に伝えた場合でも、良く捉えられない場合もあります。

あくまでメールは「文章」のやり取りです。文面一つのミスで好印象・悪印象にもなります。なるべく隙を見せない為にも「曖昧」な表現が必要な時もあります。

面接先からのメール返信についての注意点

メールの返信一つでも就活生は「社会人として」試されてます

例えばメールをすぐ返すのは社会人として当たり前のマナーです。就活において就活生は「社会人として」試されており、企業の人事担当者も忙しい中時間の調整をし、各就活生にメールを送っている事でしょう。

できれば、返信は即その場で。できない場合は24時間以内にはメールを必ず返信しましょう。返信が遅れた場合相手側に迷惑を掛けるだけではなく、自分の首をしめる事にもなります。

他の就活生に差を付けられない為にも、メールに即返信をするのは社会人としての当たり前のマナーです。

就活メールで質問の仕方

相手の立場に立って返信し易いメールの文面を考えましょう

メールで質問をするなんて事もあります。例えば就活の際、事前に会社見学をする場合もあります。申し込んでから企業側から返信がきて就活生側に「必要な情報が入っていなかった…」なんて場合もあります。

例えば、服装についてです。基本的には「スーツで伺う予定ですが」の文脈を使いましょう。「どんな服装で伺えばよろしいでしょうか」は企業側からしたら、「スーツでくるのが当たり前だろ!」と思われるかもしれません。

ただ、業種によってはスーツで来られて困る場合もありますので、服装について質問する際は「スーツで伺う予定ですが」の一言を必ずつけましょう。

「件名」に気を配り質問メール等をより分かりやすく!

「件名」は簡潔に、メールの内容を分かりやすく!返信されやすく!

より相手に伝わりやすくメールを作成する為に「件名」により気を配りましょう。先にも述べてますが件名は要件を「分かりやすく」「簡潔に」です。

例えば「〇点質問させていただきます」や「○○について質問です」等丁寧に、簡潔に。そうする事で、本文に「表題の件ですが」とすぐに内容に入る事ができます。

就活メールにて内容にすぐ入る事ができるメリットは?

内容にすぐ入る事の最大のメリットが「結論を初めに書ける」事です。説明を初めに書くとだらだら何を言いたいか分からなくなる事が多く、文章を読むだけでストレスになります。ですが、結論を先に述べ後に、説明を述べるのはそこまでストレスを感じる事はありません。

これは就活する際の「就活メール」の中でも幅広く使えるテクニックです。是非「文の構成」で他の就活生と差をつけよう!

質問メールでの注意すべき点

質問メールで「ご質問」の使い方に注意!

「ご質問があります」という聞き方は不正解です。「ご質問」は相手に質問を求める場合に使います。例えば「何かご質問はありますか?」等。ですので、「ご質問があります」ではなく「質問があります」が正解です。

疑問符や感嘆符は使用はやめましょう

?や!?等の疑問符や感嘆符は使用してはいけません。「質問文が伝わりにくいかも…」と思っても、最後は「。」で終わらせるのが基本です。先ほども述べた通り、メールは文面だけのやり取りです。「?」や「!」で不快に思う人もいます。気を付けましょう。

質問メールは簡潔に分かりやすく、返信されやすくを目指して

質問メールはなるべく短く、分かりやすくまとめるのが基本です。一つのメールに対して質問はできれば一つに抑えて置きおきたい所。質問の内容を的確にまとめ、絞り込み分かりやすいメールを心がけましょう。

質問メールで最も重要な「締め」の言葉

「締め」の言葉で相手側に好印象を与える事が出来る

質問メールで肝心なのは「締め」の言葉です。企業側は忙しい時間を割いて、質問に答えて頂いて貰う訳ですから、質問メールで一番重要な箇所と言えるでしょう。又、気持ちが良い内容ががしっかりまとまった文章や質問は、企業側からしたら、すぐに返信したくなるものです。

相手側に好印象を与える為に気持ちが良い質問の内容も大事ですが、「締め」の言葉で相手側に好印象を与えましょう。例えば「大変お忙しいと思いますが、ご返事頂ければ幸いです。」等の文章は、相手を気遣った締めの文だと思います。

「返事お待ちしております。」や「回答の程お願い申し上げます。」等はシンプルでマナー的にも悪くないのですがもう一つ、相手を思いやった「締め」の言葉があれば、相手側は嬉しいと思います。

就活生は失礼の無いお礼メールを

メールの返事が返ってきたら必ずお礼メールを送りましょう

例えば、質問メールの様にメールで質問をしたら、メールで回答の返信が返ってくるでしょう。「自分が知りたい事を知れたしー」で終わるのは、社会人のマナーとしては大変よろしくはありません。

相手側からしたら、多忙な業務の時間をさいて、返信しております。感謝の気持ちを伝えつ、失礼の無いお礼メールを返信しましょう。

お礼メールの作り方

基本的な文章構成の始め方は先にも述べております、相手側の会社名や名前等の情報です。これと文末の「自分の情報」はどのような就活メールにおいて基本です。

そこから改行し「お世話になっております」から入り名前等の自己紹介を。こちらの文脈も就活メールでは毎回使用しましょう。

メールを返信いただいた相手に感謝の言葉を述べる

次に、メールを返信いただいた相手に感謝の言葉を述べましょう。例えば「質問の回答誠にありがとうございます」や「お忙し中メールの返信誠にありがとうございます」等メールの内容の初めは必ず感謝の言葉を述べましょう。

返信された内容を確認の為、重要な文章を引用します。例えば「仰っていただいた通り○○(質問の答え)という事で承知いたしました。何卒よろしくお願い申し上げます」等で良いでしょう。最後はしっかりお願いを添えて礼儀正しく内容を終わらします。

例文を下に用意しました。参考にご覧ください。

お世話になっております。 ‌‌△△大学法学部政治学科の ‌山田太郎と申します。 ‌ ‌質問にご回答いただきまして、 ‌誠にありがとうございました。 ‌ ‌仰っていただきましたように、 ‌明日は私服で参加させていただければと ‌存じます。 ‌ ‌明日は何卒宜しくお願い申し上げます。

面接が終わった後にも就活生はお礼メールを!

就活の際お礼メールは無くても良いですが、送るべき

お礼メールといえば、「面接が終わった後」ですよね。ここでのお礼メールは必修ではないのですが、気持ちを伝えるという意味ではかなり効果的です。お礼を言われて嬉しくないなんて人は少ないと思います。

手書きの「お礼状」メールの「お礼メール」

手書きの「お礼状」の方が丁寧な印象を与える事ができますが「お礼メール」には機動力が高く、面接したその日にお礼をする事ができます。「お礼状」「お礼メール」どちらが良いかは企業によりますが連絡手段等でメールを多く使っていたのであればお礼メールは是非送るべきです。

必修ではありません。より好印象を与えたいと思う就活生に向けまとめました。何度も述べておりますが、最初は「相手方の企業名や名前等の情報」です。その次の文脈で、自己紹介と簡潔にお礼を申し上げます。

「本日面接を受けさせて頂きました○○(名前)です」「お忙しい中、貴重な時間を頂きまして誠にありがとうございます」等です。次は面接での内容の感想と、簡単な意気込みを書いて。再度お礼をし内容文は終わりです。

お礼メールの例

「面接で、貴社の社会への取り組みの説明を聞き大変魅力を感じました。また、より一層貴社で活躍したいという気持ちが増しております。是非、貴社の一員として働かせていただけたらと思っております。今回、お忙しい中の面接誠にありがとうございます。」

勿論文末は「自分の情報」を入れる事をお忘れなく。長くだらだら書いてもあまり良くありません。ですので簡潔に先の文の長さぐらいで抑えましょう。

Thumb面接のお礼メール・お礼状の書き方まとめ!転職・就活に使える例文紹介!

就活における就活メールのコツは?

文始まりや文末の統一・内容は「結論から述べ相手が返信し易い文章」を

就活メールのポイントは、件名は分かりやすく、メールの内容を簡潔に。文始まりと文末はどの就活メールでも統一です。文始まりは企業側の名前や人事担当者の名前等の情報、文末は自分情報を。

その後は「お世話になっております」から始まり、自己紹介。ここまではどの就活メールにしても共通です。その後の内容は「結論から述べる」が就活メールを上手に書くコツです。

相手側が返信しやすい内容になっているかも含め最後はチェックを。勿論誤字脱字等のチェックも。最後にメールがしっかり届いたかまでをチェックしましょう。

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最後に就活生に皆さまに向けて

最後ですが、就活メールと言っても文章の一つで相手に与える印象が変わります。社会人としてのマナーや正しい日本語を使い「就活メール」で安定した就活を!

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