報告・連絡・相談の違いは?ビジネスで使うオフィスマナーまとめ!

働く人にとって報告・連絡・相談は仕事をする上で常に頭に入れておかなくてはならない大事な事柄ですね、誰もが当然理解していると思いがちですが、皆さんはその違いに自信がありますか。そこでビジネスマナーとしての報告・連絡・相談とその違いなどについてお話しして参ります。

報告・連絡・相談の違いは?ビジネスで使うオフィスマナーまとめ!

目次

  1. 「報告・連絡・相談」の必要性と目的
  2. 真の報告、連絡、相談とは
  3. 報告,連絡,相談の其々の意味
  4. 報告,連絡,相談と6W2H
  5. 報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその1.
  6. 報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその2.
  7. 報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその3.
  8. 報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその4.
  9. 報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその5.
  10. 報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその6.
  11. 「報告・連絡・相談」連絡のポイント1.
  12. 「報告・連絡・相談」連絡のポイント2.
  13. 「報告・連絡・相談」連絡のポイント3.
  14. 相談のポイント1.最初に相談する相手は?
  15. 相談のポイント2.相談はその都度早めに!
  16. 相談のポイント3.アイディアも率先して!
  17. ビジネスマナーの基本
  18. 「報告・連絡・相談」の違いは?まとめ

「報告・連絡・相談」の必要性と目的

ほう・れん・そうは「報告」「連絡」「相談」を覚えやすいようにほうれん草と関連を持たせた短縮語で、仕事をする上で必須の要素です。ビジネスマンであれば誰もが「報告・連絡・相談」を理解し、活用出来る事が求められますが、社会で活躍している人の中には「報告・連絡・相談」の意味を誤解している人達が意外に多くいます。そこで、正しく活用出来るように個々の違いなどをお話ししていきます。

「報告・連絡・相談」の違いは?仕事上欠かせない3要素

最初に、なぜ「報告・連絡・相談」がそれほどまでに大切なのかお話ししましょう。つまり、「報告・連絡・相談」は、同じ仕事をしている仲間の状況が把握できたり、お互いの仕事上の連絡がうまく取れたりする事で、効率的に仕事が出来、問題解決の役に立ったり、また次の新しい仕事への挑戦に役だったりします。

つまり会社や職場で働く全ての人が「報告・連絡・相談」を行える状況が整えば必要な情報がスムーズに申し伝え出来、意思疎通や情報共有がうまくいく職場作りをする事が出来るという考えです。

真の報告、連絡、相談とは

「報告・連絡・相談」違いは?ほうれんそうの誤解

前述のとおり「報告・連絡・相談」は社員の一人一人が情報を伝えやすくするためにあるものです。ところが、世間にはこの「報告・連絡・相談」を全く誤解している人達が大勢います。特に組織の運営にあたる人に多く、これらの人達は「報告・連絡・相談」を上司が部下の仕事の状況を掴みやすくするため手段と考え、「部下に対しての自発的情報伝達の訓練」だと思っています。

これは大きな考え違いで、「報告・連絡・相談」とは決して上層部のための便宜の為に存在するものではありません。もう一つの問題は部下にもあります。「ホウレンソウは部下が上司にするものだ」という思い込みです。入社するとすぐ、ホウレンソウについてのマナーや、相談、連絡する際の言葉づかいと言った、部下が上司に対する姿勢に重点が置かれてしまいがちになるからです。

そのため、ホウレンソウとは部下から上司へのマナーという形が言わず語らずに上司と部下の間に出来上がっていると考えられます。確かに、部下から上司へのホウレンソウは重要な要素です。しかし上司がこれに重きを置き過ぎると部下はそれをプレッシャーに感じ、報告する事に関して過度に緊張してしまう可能性が生じてしまいます。

以上の事を踏まえて「報告・連絡・相談」とは上司と部下が互いに風通しの良い職場環境をつくるための手段として活用すべきものと認識すべき事なのです。

報告,連絡,相談の其々の意味

ビジネスシーンでの「報告・連絡・相談」の違いは?

「報告」とは部下が上司の指示のもと仕事に取組み、その途中経過や結果などを支持者である上司に報告する事を言います。報告を上司の立場で考えた時、部下がなかなか報告してこない場合、「報告してこない」という事にこだわるのではなく、報告が出来ない理由は何だろうという点に着目し、報告しやすい環境作りを考えましょう。

また部下の立場であれば報告しにくいと思ってもビジネスマンとしての意気込みを持って報告に臨んで下さい。双方のほんの少しの心配りがお互いの距離を縮める結果に繋がります。「連絡」とは仕事の進捗状況や共有すべき事柄など必要な情報全てを上下関係の枠を超えて関係者全員に私見を交えずに伝える事をいいます。

「相談」とは仕事上の事で自分一人では解決できない問題が生じたり、自分だけの判断で決めかねる場合など上司、先輩、同僚の意見を求める事を言います。

報告,連絡,相談と6W2H

「報告・連絡・相談」の違いは?ビジネスマナーとしての6W2H

みなさんは「5W1H」という用語を覚えていますか、確か中学生の頃習った記憶があると思います。5Wは、When,Where,Who,What,Whyつまり、いつ、どこで、誰が、なにを、なぜ、という意味ですね、次にHは、Howつまりどのようにという意味です。まとめると「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」という要素になります。

これは情報をより詳しく伝える為の情報伝達のポイントで六何の法則と言われるものです。そして「5W1H」をビジネスシーンでさらに正確な内容が伝達できるように考えられたのが「6W2H」です。Wが1個増え、Hが2個になりました。つまりWはWhom(だれに)が増えHは最初のHowをより詳しくHow Much(いくらで)と,How many(どのくらいの数で)が加わっています。

まとめますと、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、 Whom(誰に) 、Why(何のために)、How Much(いくらで)、How many(どのくらいの数で)になります。「ほうれんそう」の言葉と合わせて「6W2H」も情報伝達のポイントとして常に意識しておくとよいでしょう。

報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその1.

報告する相手の都合を確認

まず最初に注意しなければならない事は、報告したい相手の都合の確認です。相手の仕事の手を止めさせてしまう事になるからです。ですから必ず報告する前に相手に対して、「ご報告したい事がありますが今ご都合はよろしいでしょうか」のように確認をとる事が報告する上でのマナーの第一歩です。

しかし重要な報告は遅れると支障をきたす場合がありますのでなるべく早く報告が出来るように全力を尽くしましょう。また急を要する報告でない場合は出来るだけ早い別の機会に報告するようにしましょう。

報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその2.

支持者に直接報告する

上司は担当者の報告をもとに、仕事の状況を把握していますので報告は支持をした上司に直接伝えるのが基本です。他人を介しての報告はよほどの事情が無い限り避けたいものです。それと、上司から聞かれる前に先に報告する事も大事なマナーです。また、上司からの指示に対して報告をしない事も、上司の指示を軽んじていると思われてしまい上司の心証を害す事になります。

上司の立場に立って考えた時、相手に対してどのような感情を抱くか考えてみましょう。仮に上司とは考え方に違いがあると思っても、目上の人に対して礼儀を尽くさない振る舞いはご法度です。きちんと報告をしましょう。そして報告の際には何に関しての報告なのか主題を先に伝え、相手により分かりやすい報告を心がけて下さい。

報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその3.

結論から先に話す

仕事の指示を出した人間は誰しも真っ先に結果を知りたいものです。そこで3つ目の報告のマナーは「結論から話す」です。まず最初に結論を話す事で、不思議と話す内容が簡潔になり報告する本人も話しやすくなるものです。その後に途中経過や状況などを報告していきましょう。その際、事実と自分の考えは分けて話す事を心がけ、自分の意見は最後に話す事で誤解も生じず、すっきりと伝わります。

報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその4.

話しにくい事は早めに報告する

ビジネスの世界ではクライアントからのクレームや仕事上のミスなどは良くある事です。大切な事は叱責を恐れて報告を躊躇したりせず一時も早く報告する事です。トラブルを早めに解決するためにも上司に速やかに状況を報告しましょう。すぐさま対処する事が早めの解決へつながります。

報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその5.

報告はこまめにする!

仕事には短い期間で完了するものや逆に長期に及ぶものもあるでしょう、例えば長期的な仕事の場合日々の状況に変化がないかもしれません、そのような状況でも一日に一度は報告をするようにしましょう。もしくは一区切りつくごとに進捗状況を伝える事が上司に対する心配りといえます。

上司にとって進捗状況を知る事は現在の仕事の進み具合を知る上で大切な目安になります。そしてもし上司の考えと食い違いがあった場合でも途中で修正が出来るという利点もあります。そういった意味で中間報告はとても重要な要素を持っているのです。また最初の企画より長引きそうな仕事などは仕事が終わってからではなくあらかじめ報告する事が肝心です。

報告,連絡,相談の違いは?報告のマナーその6.

報告は適切な方法で!

報告の方法は色々あります、直接口で述べる方法やメモ、メール、電話など、また回覧で回す方法もありますが、その内容や伝える相手にあった適切な方法で行いましょう。緊急の場合はいち早く伝える為にも顔を合わせて口頭で的確に、がよいでしょう、また簡単な内容の場合も口頭で良いと思います。

複雑な内容の報告は書類が適していますが、まずは口頭で結論を伝えながら書類の内容を丁寧に説明しましょう。伝えたい相手が社外にいる時は電話での連絡が確実に伝える事が出来ます。上司に報告する場合は前もって自分の考えや対処方法などをまとめておくとよいでしょう。その際、自分を良く見せようと言い訳などする事はむしろあなたの評価を下げますので慎みましょう。

「報告・連絡・相談」連絡のポイント1.

連絡は関係者全員に漏れなく!

連絡のポイントは連絡漏れや連絡ミスが無いようにする事です。「その件に関しては私の耳に入っていませんでした」などという事の無いように、連絡の際はその仕事に携わっている全員に伝わるよう心を配って下さい。そのためには直接本人に連絡するようにしましょう。他人を介した伝言での連絡は内容が正確に伝わらない可能性があるからです。

また連絡ミスを避けるためにも関係者のリストを作成し、連絡したらチェックを入れるようにすれば連絡漏れが防げます。小さなことですが連絡はビジネスマンとして大事な要素です。

「報告・連絡・相談」連絡のポイント2.

連絡順位を意識する

連絡内容によって連絡を伝える相手の順位を決める事が大切です。最初に上司に伝えた方が良い連絡内容もあります。全体を把握しておきたい上司にとっては重要な情報という事もありますのでその辺の判断をしっかりする必要があります。常に連絡優先順位を正しくという事を頭に入れておきましょう。

「報告・連絡・相談」連絡のポイント3.

連絡とは間違いなく正確に伝える事!

「~と思われます」「~のもようです」と言ったような伝え方は、伝える本人が曖昧なまま上司や同僚に連絡する事になり、相手を混乱させますし、失礼な行為です。連絡する際には本人が内容を確認してきちんと理解した上で正確な内容を相手に伝える事です。注意すべき事はどこまでも事実を伝える事。伝える側の推測や思惑などを交えると正確さに欠く内容になってしまいますので注意して下さい。

相談のポイント1.最初に相談する相手は?

まず、直属の上司に相談!

前述でお伝えしてきたとおり、報告や連絡はビジネス上欠く事の出来ないものですが、相談もまたビジネスシーンでの大事な要素の一つです。例えば指示をもらってもどのように対処してよいか分からなかったり、ある問題に関してどう取り扱うべきか判断に迷ったり、仕事の途中で生じた疑問など一人で解決できない問題が生じてくる場合があるでしょう。

そのような問題は仕事の内容を一番把握している人物でなければ適切な解決法を得る事が出来ない場合があります。そういう訳で、仕事上生じた問題は指示を出した上司にまず連絡し、最初に相談するようにしましょう。

相談のポイント2.相談はその都度早めに!

疑問が生まれたらすぐに相談!

疑問や問題点が見つかったらその都度相談しましょう。仕事中に疑問が生じても、いちいち相談しては相手に迷惑をかけるのではないかとか、このような相談をしたら自分の評価が下がるのではないかなどと考え、仕事上の不安や気がかりな問題を抱えたまま仕事を続けていると仕事の成果が上がりませんし、仕事の質も落ちてしまいます。思い悩んでいる時間があったらその時間を相談に回しましょう。決して自己判断で仕事を進めない事です。

相談のポイント3.アイディアも率先して!

解決法やアイディアなどをまとめておこう!

疑問や心配事だけが相談ではありません。仕事に取り組んでいる最中にふと従来のやり方と違ったアイディアがひらめいたり、合理的にやる方法に気がついたりする事がありますが、そのような時こそ自分の提案として相談していきましょう。あなたのアイディアが評価され、会社へ思わぬ貢献が出来るかもしれません。

なお、漠然とした提案ではなく、確信のあるデータや実証を用意しておくと説得力が増し相手も熱心に話を聞いてくれるでしょう。

ビジネスマナーの基本

ホウレンソウの言葉使い

前述の報告のマナーの箇所でもお話ししましたが、報告や相談をする際は相手の仕事の手を止める事になるので、まずは相手の都合を確認しましょう。その時に「いまお時間はよろしいでしょうか」と伺いを立てますがその際、先に「〇〇の件でご報告したいのですが」というように相手にどんな用件かわかるように述べる事が大切です。

またビジネスの色んなシーンで報告書や資料を提出する事も多いと思いますが、その際も「〇〇の件に関する資料です、どうぞご覧下さい」や「お目通し頂けますでしょうか」などのように敬語で述べる事が大切です。

ビジネス枕詞やクッション言葉

報告の内容にも色々あります、嬉しい報告や話しにくい内容の時もあるでしょう、例えば成功した事を報告する際も単に、企画は成功しましたというよりは「お陰様で」をつけ「お陰様で企画は成功しました」や失敗した時は「まことに残念ながら」を文頭につけて「イベントは失敗に終わりました」のように話せば洗練された言葉使いになりますし、相手も大体の内容が読めるという利点があります。

「報告・連絡・相談」の違いは?まとめ

卒業して企業に就職した人達にとって常に耳にし、もはや聞き飽きた感もある「報告・連絡・相談」ですが、それだけ大事で、大人の人間として身に付けておかなければならない能力ともいえます。一人前の社会人として認めて貰う為にも、もう一度正確に理解をして社会で活用して行けるよう努力して下さい。

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