就活に役立つ添え状(送付状)の書き方まとめ!おすすめのテンプレートは?

添え状は、送付状ともいい就活生が履歴書や職務経歴書を送る際に一緒に送る書類であり、企業へより丁寧さや熱意を伝えるため今や必須ともいえるものとなっています。今回は、就活生に役立つ添え状(送付状)の書き方や、おすすめのテンプレートをご紹介します。

就活に役立つ添え状(送付状)の書き方まとめ!おすすめのテンプレートは?

目次

  1. 就活生は郵送の時は添え状、送付状を付けるべき
  2. 要注意!就活生が履歴書や職務経歴書のみの郵送はマナー違反になる
  3. 添え状、送付状はパソコンで作成するのが一般的
  4. 気になる添え状、送付状と就活面接の合否の関係
  5. 就活生が添え状、送付状を書く為に事前に用意するべきもの
  6. 添え状、送付状の基本の書き方とは?就活生は必見!
  7. 時候の挨拶と結びの挨拶を入れる場合の注意
  8. 添え状、送付状には就活に使う自己PRや志望動機は不要
  9. 封筒の書き方はどうしたらいいの?
  10. 就活に関わらず添え状、送付状はテンプレート使用で問題ない
  11. 添え状、送付状テンプレートをご紹介!就活生はこれを大いに活用しよう!
  12. 就活生必見!添え状、送付状は内定承諾書や入社承諾書にも必要になる
  13. 内定承諾書や入社承諾書の添え状、送付状に記入する内容は?
  14. 企業から指定が無ければパソコンで作成したもので良い
  15. 就活時の注意点!内定承諾書や入社承諾書には提出期限がある
  16. まとめ:就活は大変だけど送付状や添え状の書き方をマスターしよう!

就活生は郵送の時は添え状、送付状を付けるべき

普段の暮らしの中で、添え状(以下、「送付状」)を見たことある人はいますでしょうか。就職活動では、履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの書類を企業へ郵送する際に、送付状を送ります。普通の暮らしをしていると、あまり馴染みの無いこの送付状は、郵送以外にもFAXで送信する時も必要になります。

なぜ送付状が必要なのでしょうか。その理由は「書類漏れや内容に相違が無いか確かめる」ためです。いわば、商品を購入した時に同封される伝票のようなものです。また、送付状が入っているとしっかりしているという印象も与えられます。

要注意!就活生が履歴書や職務経歴書のみの郵送はマナー違反になる

普段の暮らしの中で送付状に馴染みが無い就活生の中には、就職活動は初めてで勝手がわからない方も多いかと思います。中には、企業の募集欄に「履歴書や職務経歴書、エントリーシートの提出」しか記入されていなかったため、送付状という概念が無かったという人もいるのではないでしょうか。

特に新卒にあたる就活生の場合、履歴書や職務経歴書のみの郵送は印象が悪く、マナー違反になると思っておいた方が良いです。ビジネスの中で、送付状の存在は当たり前のようになっています。そんなビジネス社会に足を踏み入れるのですから、就活生も履歴書や職務経歴書などの書類と一緒に送付状を送るべきという考えが、昔からあります。

添え状、送付状はパソコンで作成するのが一般的

高校や大学では、就活で送付状を手書きで書くべきと教えることもありますが、基本的にはパソコンで作成したものを使用します。

その理由は、ビジネスで作成する送付状もパソコン作成だから、字の印象で優越を付けないため、テンプレートが豊富にあるためなど、様々ですが、一番は基本的にどの企業もパソコンでも手書きでも気にしないという点です。そのため、複数の企業に応募する就活生の手間を軽減させるためにパソコンで作成する人が増加し、現在ではパソコンでの送付状作成が一般的になりました。

添え状、送付状を手書きで書く場合の注意点

企業からの指定や、学校からの指示、暮らしの中でよく文字を書き字に自信があるなどで、送付状を手書きで書くことになった場合の注意点をご紹介します。まず、手書きで書く際は文字がにじまないように「油性もしくはゲルインクの黒のボールペン」を使用しましょう。

中には万年筆やゲルインクのボールペンを使用し、乾ききる前に擦ってしまったという人もいるかと思いますが、そういう場合は修正ペンなどで直すのではなく、新しい紙に一から書き直しましょう。

もし、暮らしの中で万年筆を頻繁に使用しているので自身があるという人は、万年筆でも構いません。そしてペン先は、しっかりした印象を与えるために、少し太めの文字が書ける0.7mmをおすすめしますが、規定などないため一般的な0.5mmでも大丈夫です。。

また、文字が斜めになら無いよう、定規を当てる、シャープペンで薄く線を書き後で消すなどの対策もしましょう。文字列のバランスが揃っているだけでも、綺麗で見やすい印象を与えます。ただし消しゴムで消す時には、紙にしわが入らないように気を付ける必要もあります。あとは、誠心誠意を伝えるよう、気持ちを込めて執筆しましょう。

気になる添え状、送付状と就活面接の合否の関係

100%とは言い切れませんが、基本的に送付状は就活面接の合否に関係はありません。あまりにも応募が殺到する大企業などは、送付状の有無や文字の印象で書類選考を決める場合もあります。ですが、送付状はあくまで書類漏れや内容の不備を確認するための書類ですので、きちんと送付してさえおけば面接の合否には関係しません。

就活生が添え状、送付状を書く為に事前に用意するべきもの

就活生が企業にエントリーするために必要なものは「履歴書・職務経歴書」「エントリーシート」「送付状」の3点が主です。その中で、送付状を用意するために必要なものは「白紙の用紙」「角型2号サイズの封筒」「A4のクリアファイル」「黒のボールペン」「120円の切手」「赤のペン」「のりもしくは両面テープ」の7つです。暮らしの中で使用しているものもあるかと思いますので、家にある場合は新しく用意する必要はありません。

B5もしくはA4の白紙の用紙

履歴書サイズに合わせた白紙用紙だと尚良ですが、B5もしくはA4サイズであれば特に規定はありません。家にあるコピー用紙でも問題ありませんので、送付状の用紙を用意しましょう。

角型2号の封筒

角型2号といって、B5とA4用紙が折り曲がらずに入るサイズです。封筒は、白をおすすめしますが、茶色でも問題ありません。ただ、茶色封筒は事務などのビジネスで使用することが多いため、混在を防ぐために白封筒をおすすめします。

A4のクリアファイル

履歴書や職務経歴書、送付状などの書類が折れ曲がらないようにするためと、雨で書類がにじまないように保護するためです。100円均などの安いもので構いませんので、透明なクリアファイルを用意しましょう。

黒のボールペン

封筒に宛先や差出人を記入するために必要です。手書きで送付状を書くときの注意でも記入した通り、字がにじみにくい油性もしくはゲルインクの黒のボールペンをおすすめします。

赤ペン

封筒に「履歴書在中」や「エントリーシート在中」と明記するために必要です。油性もしくはゲルインクの垢のボールペンか、油性の赤マジックで大丈夫です。

120円分の切手

A4サイズの封筒は定形外郵便の50gまでで郵送されますので、その分の切手になります。郵便局に行けば、買わなくてもその場で受付して貼ってくれますので時間があるときは、足を運んでみましょう。

のりもしくは両面テープ

封筒を閉じるために必要となります。スティックのりは途中で乾いて開く場合がありますので、水のりもしくは両面テープをおすすめします。もしくは、のり付き封筒を購入するようにしましょう。

添え状、送付状の基本の書き方とは?就活生は必見!

初めて就活を行う人は、送付状に何を書けば良いのか、縦書きか横書きどちらが良いのかなど、わからないことだらけです。暮らしの中で出会う通信販売などの送付状は横書きで問題ありませんが、就活で使用する場合の送付状は縦書きの方が望ましいです。そこで、今回は一般的な送付状の書き方をご紹介します。

就活生がまず悩む添え状、送付状に記入する内容は?

シンプルかつわかりやすく情報を記入していくことがポイントです。テンプレートをネットなのでダウンロードしておくと使いやすくていいかもしれません。

①日付

コチラの日付は送付状作成日ではなく、「応募書類の提出日」、つまりポストに投函する日を記入しましょう。コチラの日付は、履歴書、職務経歴書なども同じです。西暦・和暦は特に指定はありませんが、全ての書類と統一しておくと良いです。

②宛名

宛先は、「応募企業名」と「部署名」、わかる場合は「採用担当もしくは書類の窓口となる人の名前」を記入します。企業もしくは部署宛であれば「御中」、担当者であれば「様」を付けましょう。就活中であればへりくだる必要はありませんので、「宛」や「行」は使いません

③差出人

上下関係を考え、企業の名前の下に自分の連絡先を記入します。学校名は正式名所で、電話番号はすぐに連絡が付く携帯番号がおすすめです。また、添付ファイルなどが届く場合もありますので、メールアドレスはパソコンのアドレスをおすすめします。持っていない方は、無料で取得できますので、Gmailのアカウントを作成しておきましょう。

④タイトル

タイトルは、ひと目でわかりやすいものにしましょう。「応募書類の送付について」「履歴書ご送付の件」など、特に決まったタイトルはございません。

⑤本文

本文は、ビジネスマナーとして初めに「拝啓」「謹啓」、文末に「敬具」「敬白」と入れましょう。基本的に、開いてを祝福する一言、何を送ったか、目的は何かなどを簡潔に書きましょう。

⑥記書き

本文の結語の後、1行を開け、中央ぞろえで「記」と記入し、その下に過剰書きで同封した書類の名称と枚数を記入します。最後に、この下には何も書かれていませんという意味である「以上」と書いて締めます。

時候の挨拶と結びの挨拶を入れる場合の注意

送付状の本文に入れる拝察に「時候の挨拶」と「結びの挨拶」というものがあります。普段の暮らしの中でよく手紙を書く人以外は余り馴染みのない挨拶ですが、ビジネスではよく使用しますのでこの機会に覚えましょう。

時候の挨拶は、入れた方がより丁寧な印象を与えますが、必須ではありません。もし入れる場合の時候の挨拶は季節に合わせた挨拶で一年中用いられる「時下」の他に、12の挨拶があります。応募書類の提出日の時期に合わせて、書き換えるとさらに丁寧さが伝わります。

1月:初春の候 2月:晩冬の候 3月:早春の候 4月:春暖の候 5月:新緑の候 6月:初夏の候 7月:盛夏の候 8月:残暑の候 9月:初秋の候 10月:秋涼の候 11月:晩秋の候 12月:初冬の候

そして、結びの挨拶は、「面接の機会を設けてほしい」という、想いを伝えるものです。例えばですが、「是非ご検討頂きまして、面接の機会を頂けますと幸いに存じます」や「ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます」などと言った一文で結びます。こちらの結びの挨拶は、必ず記載しましょう。

添え状、送付状には就活に使う自己PRや志望動機は不要

時々送付状の下の方に自己PRや志望動機などを記載する人がいますが、不要です。少しでも印象を上げるために書きたいと思う就活生も多いかと思いますが、「履歴書や職務経歴書にきちんと記載していないから付け加えているのか」「送付状の概念を知らないのか」などマイナスになることもあります。

また、送付状は書類漏れや内容に相違が無いか確かめるためにしか使用されませんので、確認後すぐに処分する企業もあります。このような理由から、送付状には自己PRや志望動機は記入せず、簡潔な内容に留めておきましょう。

封筒の書き方はどうしたらいいの?

封筒は基本的に手書きが多いですが、パソコンで印字したものでも問題ありません。企業に送る封筒は、基本縦書きで書きましょう。表には企業情報、裏には自分自身の情報を記入します。企業名や在学中の学校名は正式名称でしっかり記載し、株式会社も(株)などと省略しないようにしてください。

また、封筒と閉じた後に「〆」もしくは「封」の字を書き忘れないようにしましょう。普段の暮らしで「〆」の方が慣れている人はそのままで問題ありませんが、「封」の方がより丁寧な印象を与えます。

就活に関わらず添え状、送付状はテンプレート使用で問題ない

送付状は、履歴書の志望動機欄のように、企業によって内容を変える必要はありません。むしろ、インターネット上にあるテンプレート、もしくは自分でテンプレートを作成して置き、作業の手間を軽減させましょう。テンプレートを自分で作成する際は、記入漏れが無いよう、自分で新たに記入する部分には●や△などわかりやすい記号を使用すると、ひと目でどこを書き換えなければいけないのかがわかるため、おすすめです。

添え状、送付状テンプレートをご紹介!就活生はこれを大いに活用しよう!

送付状のおすすめテンプレートは、就職活動支援エージェントが作成しているものが良いです。その理由は、多くの企業を見てきている専門の企業のため、どの企業に送っても大丈夫な内容になっているからです。ただし、必ずしもテンプレートが用意されているとは限りませんので、気をつけましょう。

就活生必見!添え状、送付状は内定承諾書や入社承諾書にも必要になる

実は、面接後に企業から送られてくる内定通知書の返事の際にも送付状は必要ということは知っていましたでしょうか。履歴書や職務経歴書と同様に、内定を受け取る際の契約書である内定承諾書や入社承諾書を返信する際にも送付状は必須です。

内定承諾書や入社承諾書の添え状、送付状に記入する内容は?

内定承諾書用の送付状見本

基本的に、履歴書同封の物と同じで、「日付・宛先・差出人・タイトル・本文・記書き」を記入します。本文には、内定のお礼と、結びの挨拶として今後も宜しくお願いしますという1文を明記しましょう。必要書類に関しては、企業によって異なりますので、指示が合った通りの書類を、記書きに記入してください。

就活生は送付状に今後の目標などがあると印象が良い

先ほどにも少し触れましたが、就活の際に使う内定承諾書や入社承諾書の送付状には、今後の目標を結びの挨拶として使用します。

「至らぬ点が多々ありますが、ご指導の程お願い申し上げます」や「最初はご迷惑をおかけするかと思いますが、素直かつ柔軟に行動し、いち早くひとり立ちできるよう努めますので、ご指導の程宜しくお願い申し上げます」など、意気込みや今後の些細な目標などを明記すると、企業側の人にやる気が満々な社員が入ってくるという印象を与え、プラスになります。

無事に就活が終わり、入社してからの目標がなかなか思い浮かばないという人は、普段の暮らしの中ですぐに始めれるような行動目標を紐づけても大丈夫です。

例えば、「挨拶やお礼をよりいっそう心がけ、いち早く環境に慣れるよう努めますので、今後とも宜しくお願い致します」や「わからないことはわからないと口に出し、問題を抱えたままにしないよう努めますので、ご指導の程宜しくお願い申し上げます」などの目標でも問題はありません。伝えることが大切ですので必ず記入するようにしましょう。

企業から指定が無ければパソコンで作成したもので良い

こちらも、就活する際に企業から指示が無い限りはパソコンで作成した送付状で問題ありません。近年では手書きで書類を作成してほしいという指示を出す企業はほとんどありませんので、履歴書と同封するために作成していた送付状のテンプレートの本文のみ修正して使いまわしましょう。

就活時の注意点!内定承諾書や入社承諾書には提出期限がある

普段の暮らしで、物事を後回しにしてしまう人はいませんか。内定承諾書や入社承諾書の提出には期限が定められているため、提出日をすぎないように注意しましょう。また、定形外郵便で郵送すると、自然災害や時期によって郵送物が多くて遅延する場合もあります。1日でも期限が過ぎてしまうと、内定取り消しになりますので、手元に届いたらすぐに開封し、早めに提出期限を確認しましょう。

まとめ:就活は大変だけど送付状や添え状の書き方をマスターしよう!

就職活動において、添え状(送付状)は書類選考時の第一印象ともいえる顔です。普段の暮らしの中でもあまり馴染みが無いかと思いますが、ビジネスにおいては使用する頻度が高いため、今の内になぜ必要で、どういう内容のものを作成するのかを学びましょう。

この添え状(送付状)の作成が、企業からビジネス社会へ踏み出す方への最初の仕事依頼なのかもしれません。

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