報告書の書き方!例文やテンプレートなど7つのポイントを紹介

仕事をしていると、様々な報告書の作成が必要になってきます。しかし、中身は単純な報告であっても書面にすると書き方に悩んでしまう、ということはありませんか?報告書の書き方のポイントや例文、テンプレートの使い方などについて参考にしてみてください。

報告書の書き方!例文やテンプレートなど7つのポイントを紹介

目次

  1. 報告書とは?
  2. 様々な種類がある報告書の書き方
  3. 報告書の書き方のポイントは簡潔に書く
  4. 分かりやすい単語を報告書では使ったほうがいい!
  5. テーマを明確にすることで報告書の書き方が変わる
  6. バランスの構成を良くすることでわかりやすい報告書の書き方になる
  7. 意見と真実は違う!報告書の書き方に注意しよう
  8. 報告する相手によって報告書の書き方を変えよう
  9. 全部読んでもらえないかもしれない?!報告書の書き方は結論が見えるように書こう!
  10. 報告書の例文①研究報告書の例文
  11. 報告書の例文②研修報告書
  12. 報告書の例文③事故報告書
  13. ビジネス文書のテンプレート集
  14. 公式文書などのテンプレート集
  15. 報告書の書き方に慣れるためには

報告書とは?

報告書とは、その事案に関係する人とその事案に関する内容や情報を共有したり、結果を伝えるための文章です。内容は比較的簡潔に、感情的な要素は省いた文章が求められます。報告内容が決まったら報告書を提出する対象に合わせて、その対象が知りたい内容や、報告者が伝えたい内容を的確に書きます。

報告書の書き方でよくある問題点

報告書の書き方は、各前は案外難しくないのではないかと思いますが、実際に書いてみると書き方に悩むことも少なくありません。感想文のようになってしまったり、だらだらと長くなってしまって肝心の内容が薄くなってしまったりと言うのが陥りやすい書き方としてあります。そのような状況にならないための報告書の書き方を、例文やテンプレートと共にご紹介します。

報告書の書き方は何故難しいのか

報告書の書き方が難しいのは、自分の意見や反省などを極力省き、事実を簡潔に述べることが挙げられます。何か報告事案があると、どうしても経緯を詳しく述べて事情を分かって欲しくなります。しかし、そうなると本来の報告事案がぼやけてしまいます。そこで、例文やテンプレートなどを使って効率的に簡潔に書く方法があります。

様々な種類がある報告書の書き方

今現在報告書というのは、生活の中のあらゆる状況の中で出てきます。会社に勤務していれば、会社の中での事案に対して報告書を書くことが出てきます。学童の親でPTA活動などをしていても、その活動の中で報告書が必要なことがあります。営業や業務の報告書、研修の報告書、ヒヤリハットの報告書、出張報告書、会計報告書などがよくある報告書の種類です。

報告書の書き方のポイントは簡潔に書く

報告書はレポートなどとは違い、事案に対する結果を対象者に対して周知するためのものです。細かな数字の羅列や、結果にいたるまでの経緯を延々と書き連ねるような文章は好まれません。つまり、結果が一目見て判断できるような内容であることが大事です。見た人が判断しなくてはならないような報告書の書き方は、事案を周知するのは難しくなるでしょう。

簡潔な書き方にならない理由①

一つの結果を出して報告するまでに、さまざまな人に調査をしたり結果をまとめたり膨大な作業をしていることがあります。そうすると、大変だったその経緯に着目してほしくなってしまう心情があります。結果、報告書の内容がその経緯やデータの推移が中心になってしまって、肝心の報告内容がぼやけてしまう書き方になってしまうのです。

簡潔な書き方にならない理由②

テーマ、導き出されるべき結果がはっきりしていないことがあります。例えば、PTA活動などで食育に関するアンケートを取った結果を入れる報告書を書くとします。しかし、初めにテーマがはっきりしていないとアンケートの結果に振り回されてしまい、結局何を言いたいのか分からなくなることがあります。結論の無い、テーマのぼやけた報告書の書き方は興味を持ってもらうのが難しくなるでしょう。

簡潔な報告書を作るポイント

簡潔な報告書にするためには、まず事実のみを短的に分かりやすいグラフや表など、一目で見えるもので表現します。そして、その結果の考察を起承転結で表現します。箇条書きの書き方にするのも良い手段です。最後にテーマに沿った結論をまとめます。このまとめはできるだけ短く、文章であってもできるだけダラダラとした書き方にしないのがポイントです。

分かりやすい単語を報告書では使ったほうがいい!

簡潔さが求められるといっても、専門用語や略語が多くて分かりづらい書き方では意味がありません。報告書の内容や読む相手、必要なシーンに合わせた分かりやすい単語の書き方が求められます。文章全体を分かりやすくするために、出てくる単語やキーワード的な要素の言葉は対象者に分かりやすいものしましょう。

書き方で分かりづらくなる理由

専門用語や英単語での略語が多いと、人によっては分かりづらい報告書になります。特に、英単語の略語はいろいろな解釈ができることがあります。例えば、「PC」などは一般的にはパソコンの意味で使われる略語ですが、医療業界であれば「輸血血小板」の意味であったりします。

分かりやすい報告書を作るポイント

限られた業界の報告書で限られた人の周知の事実なら良いですが、誤解を招かない書き方にするためにできるだけ略語やなどは控えましょう。どうしても必要な時は、注釈などをいれることがおすすめです。この単語や表現は、自分だけが分かっているものではないかどうかを確認しながらすすめるか、不安であれば誰かに読んでもらって分かるかどうか確認するのも良い方法です。

テーマを明確にすることで報告書の書き方が変わる

テーマを明確にする書き方をするのは、ある意味で基本です。例えば研修報告書であれば、研修してきた内容を記したのちに、自分が勉強になったことや更なる疑問点などを明記し、その人の成長を見せられるような報告書が理想です。研修の報告書であるのに、研修以外の内容に派生してしまっていたりするのは意味がありません。そんなことないと思われるかもしれませんが、これが案外あり得ることなのです。

テーマが明確にならない理由

研修報告書を書く時、研修内容をしっかり書かなくてはと思ってしまうことがあります。研修内容を教本そのもののように書き、感想として「勉強になった」程度になってしまうのです。また、逆に具体的に学んだ内容より自分の思いが先行してしまうと、夢や希望的な要素で締めてしまう書き方になってしまいます。

テーマが明確な報告書を作るポイント

まず、研修報告書であれば読む相手は研修内容についてはすでに学んでいることがほとんどです。内容について、詳しすぎる報告は不要です。むしろどんな部分を印象強く学んできたかを知りたいでしょう。このように、読む側の立場となり、自分がその報告書を読むのであれば何が知りたいだろうと考えましょう。そして、最後までテーマがブレないことが大事な書き方です。

バランスの構成を良くすることでわかりやすい報告書の書き方になる

報告書には、構成のあるものもあるでしょう。その場合は、その施設基準の例文に沿った書き方をします。しかし、そういった例文や施設基準がないときは基本的な書き方があります。ポイントは、興味を持ってもらえるかどうかです。

バランスの悪い構成になってしまう理由

時系列的に年月日からだらだら書いていると、何が言いたいのか全体像が見えてこない書き方になってしまいます。これは、テーマが一貫していなかったり、資料や報告内容を整理しきれていない、吟味・検討しきれていないことから起こりやすくなります。案件を整理しきれていないことにより、構成が整理できない書き方の報告書になってしまうのです。

構成のバランスの良い報告書を書くポイント

時系列的に年月日からだらだら書いていると、何が言いたいのか全体像が見えてこない書き方になってしまいます。これは、テーマが一貫していなかったり、資料や報告内容を整理しきれていない、吟味・検討しきれていないことから起こりやすくなります。案件を整理しきれていないことにより、構成が整理できない書き方の報告書になってしまうのです。

5W1Hとは?

いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なぜ(Why)、どのように(How)が5W1Hです。この原則は通常の報告時にも使えるものです。この要素を盛り込むともれずに報告することができるのです。例えば、研修報告書であれば研修日時、研修場所、研修の講師、研修の目的、研修内容という書き方などです。

意見と真実は違う!報告書の書き方に注意しよう

報告書の書き方として、原則は客観的な報告内容が中心であることが求められます。しかし、意図せずに自分自身や周囲の人の意見や感想、主観的な内容が入ってしまうことがあります。そうなると報告書の意図が不明瞭になってしまうのです。

事実と意見を分けられない理由

自分の中で「こうあるべき」「このような結果であるべき」などとあるべき姿が先にあると、報告結果が自然にその姿に左右されてしまうことがあります。また、複数名で結果をまとめているとき、話し合いの中でずれてしまうこともあります。いずれにしても、「~ありき」の考え方から、事実と意見が混同されてしまう可能性があります。

事実と意見を分かりやすくするポイント

まず、報告の部分を文章にすると意見が混同してしまう可能性があります。報告内容によって可能な場合は、グラフや表などできるだけ文章形式でない報告内容にすると、事実だけを述べやすくなります。グラフなどにしづらいときは、箇条書きなどを工夫しましょう。報告内容が終わって、意見や考察の欄を別に設けると、明確に事実と意見を分けることができます。

報告する相手によって報告書の書き方を変えよう

報告する相手が上司であるのか、社内一般へ広報するものなのか、また広く一般へ周知するものなのかそれによって形式や報告書の書き方は変えるべきです。報告相手を考慮していないと、報告書の内容を理解してもらいづらくなりますし、読んでもらうことが難しくなったりもします。

報告する相手を考慮していない文章とは

例えば、社内一般や一般社会へ周知する報告書であるのに、一部の人しか分からない専門用語を使っていたりする報告書は不適切です。読む相手がスムーズに読み進められない報告書は、まず興味を持ってもらえないでしょう。また、上司に報告するのに事情をある程度知っている人相手に回りくどく説明するのも、書き方としては良くありません。

報告する相手を考慮した書き方のポイント

報告書を読む相手の理解度を知っておきましょう。自分よりも知識が豊富な上司や先生に報告する場合は、回りくどい表現は避けて、報告する事実のみを簡潔に書きます。逆に世間一般など広く対外的に報告書を出す場合は、分かりづらい表現は注釈を加えるなどある程度誰が見ても分かる工夫が必要です。時事の言葉遣いは相手によって変えますが、報告書なのでくどくない書き方にします。

全部読んでもらえないかもしれない?!報告書の書き方は結論が見えるように書こう!

報告書を作成した人は、大変な作業をした結果を隅々まで読んでほしいと思うものです。しかし、読む側はポイントだけを絞って読みたい時もあります。自分が読む側であれば、どう思うかを考えた報告書の書き方も必要です。

報告相手がすべて読まない理由

文章だけが長くつづられていたり、なかなか結論が見えないような報告書の書き方は読み進めづらいものです。報告書をまとめるにいたった課程を知ってほしいというのは人情ですが、読む相手は結果だけ分かればよいというのが本音であることも少なくありません。

報告相手に肝心な部分を読んでもらうポイント

構成のなかでもご説明しましたが、やはり結論を最初に持ってくる書き方が良いでしょう。結論が興味ある報告書は、ではなぜそうなったんだろうと読み進めたくなります。また、ある程度イラストやグラフなどでカラフルにするのも読み進めやすいポイントです。

他に文字の大きさを変えるなどレイアウトの工夫もあります。ただ、そこまでしても最後まで読むとは限らないと思って、肝心な部分は冒頭に持ってくるようにしましょう。報告書の書き方によってだいぶ変わってきますので、相手が読みやすい、最後まで目を通してくれるような書き方をすることが大事になってきます。

報告書の例文①研究報告書の例文

研究結果について報告する報告書ですが、できるだけ資料は分かりやすく一目で見えるものにします。ルーチンで必要は主な内容は「研究名」「研究実施時期」「研究担当者名」「研究目的」「研究場所」「研究の経過」「研究結果」」「所見」と必要な資料となります。研究報告書の例文を挙げます。

こちらは簡潔に書かれているものですが、報告書には必ず年月日、誰宛てなのか、などを明記するようにしましょう。こういった書き方はテンプレートのように誰でも読みやすいので参考にしてみてくださいね。

報告書の例文②研修報告書

研修のあとにその内容と学んだこと、将来への考察のために書く報告書が研修報告書です。場合によっては、人事評価につながる報告書となります。研修報告書は、感想文や反省文のようになりがちです。例文をみて気をつけていきましょう。下記の書き方をすると世お見やすい報告書が出来上がり、書き方もわかりやすいですよね。

1平成〇年〇月〇日(提出日)2〇部(課)〇(部もしくは課、氏名)3新人研修報告書(〇〇向けセミナー報告書、など)4新人研修について、下記の通り報告いたします。5記6 平成〇年〇月〇日(研修実施日時)7研修担当者(講師)〇〇(研修担当者名もしくは講師名)8〇研修・〇の実践演習・グループディスカッション、など(研修目的)9〇センター・〇会議室、など(研修実施場所)10(研修の経過)11(研修結果)12(所見、感想など)13(添付資料)

報告書の例文③事故報告書

事故報告書を書く場面はいくつかありますが、基本的に社会的に損害である場合が多くなります。大事なことは「再発防止」のための報告書の書き方になっていることです。「何故」事故は起きたのか、「どうすれば」再発を防げるのかが客観的な視点で書かれている必要があります。

平成○年○月○日○部○課○殿 ○部○課 △←当事者の名前 交通事故顛末書 私は平成○年○月○日の業務中に、営業車を運転中に事故を起こしてしまいました。私が担当する■様のオフィス前で、駐車している■様の自家用車と接触してしまいました。車は営業車、■様の自家用車ともに軽度の凹みが確認できました。■様との打ち合わせに急いでいたために、不注意なまま運転していたことが原因です。会社の営業車を運転する以上、会社の名前を背負っているという自覚が不足していたと考えます。以後このようなことが再発しないように、運転していきたいと考えております。

このように、事故がなぜ起きたのか、再発防止に必要なことはを盛り込んで簡潔な書き方が求められます。

ビジネス文書のテンプレート集

ビジネス文書のテンプレートは、インターネットを検索するといろいろ出てきます。自分なりに使いやすいテンプレートを選ぶと良いでしょう。ただ、テンプレートや例文そのままだと書き手の印象が薄れてしまいます。テンプレートは便利なものですが、自分なりのオリジナルな部分も工夫しましょう。

公式文書などのテンプレート集

エクセルなどでもたくさんのテンプレートがありますので、どの書き方が自分にあっているのか探してみてくださいね。状況などで使い分けるといいでしょう。

報告書の書き方に慣れるためには

報告書の書き方は、慣れてしまえばそれほど難しいものではありません。ある一定の書かなければならないことは決まっており、それに準じて書くことでスムーズにいくようになります。

ただ、その慣れるまでにはまた慣れてしまってもすっきりとした報告書の書き方にするために、例文やテンプレートを参考にしていくと良いでしょう。また、普段から案件を整理しておく癖も必要です。すっきりとした報告書は、その人の高評価につながることでしょう。

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2019-09-22 時点

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