初めてのメールの基本!ビジネスシーンで好印象を与える挨拶文や書き出し方

初めてのビジネスメールを書くときは緊張しますよね。4月になり初めての社会人生活に突入すると学生時代との違いに戸惑う人も多いのではないでしょうか。その中からビジネスメールに焦点を当てて、ご紹介していきます。慣れてしまえばきっと役に立つ書き方を学んでいきましょう。

初めてのメールの基本!ビジネスシーンで好印象を与える挨拶文や書き出し方

目次

  1. ビジネスメールとプライベートメールの違い
  2. 「TO」「CC」「BCC」の違い、使い分け
  3. メールで件名を書くときはどうしたら良いの?初めては要件をいれるとわかりやすい
  4. 宛名や社外の人に初めてメールを出す場合はどうしたらいい?
  5. 例文メールで相手に送ってみよう
  6. 一通目の初めてメールは自己紹介を書こう
  7. 本文では初めてのメールをどう書いたらいいの?
  8. 初めてのメールでは結びをどう書いたら良いの?
  9. 初めてメール作成の前に署名を作ろう
  10. 時候の挨拶も初めてのメールで忘れずに!
  11. ビジネスメールにおける「謹啓」「拝啓」と「敬具」
  12. まとめ:初めてのメールは自己紹介と挨拶を忘れないようにしよう!

ビジネスメールとプライベートメールの違い

現在の私たちの暮らしの中には、パソコン、スマホ、携帯があふれています。プライベートでは、メールではなくLINEなどが主流となりつつあり、短文でのやりとりが多くなっています。

しかし、ビジネスでは、メールを避けることはできません。プライベートでの短文に慣れてしまって、メールをどう書けばよいのか分からない、きちんとした文章では書けないという人もいるでしょう。初めてのメールともなると最初の書き出しから一体どうすればと悩むことも多いのではないでしょうか。

初めて書くメールに対し、なにも考えず書くよりも初めてでどうすればよいのかと悩む方が後々のためになります。間違った思い込みで取引先にメールを送信して失敗する前に少しでも勉強して、知識を入れるのは、社会人になれば当然のことでしょう。

それでは、ビジネスメールとプライベートメールの違いはなんでしょうか?プライベートメールなら自分の思うように書けますが、ビジネスメールではそのようなわけにはいきません。仕事関連のことを相手に不快感をもたらさず的確に伝える手段にしなければなりません。

これに失敗すると取引に支障が出たり、会社に損害を与えたり、社内では人間関係がギクシャクしたりする原因になったりします。できるだけ、それは避けたいものです。

ビジネスメールの禁止事項・注意事項

ビジネスメールに使うメールアドレスは、会社から貸与されたものです。私的なメールアドレスは使いませんし、また貸与のメールアドレスを私用に使ってもいけません。そして、送信するときには必ず宛先が正しいのかを確認してからメールを送るようにしましょう。誤送信すると機密漏洩につながり、信用失墜になります。

そのことで、個人的のみならず、会社に多大な迷惑をかけ、損害賠償請求、また、自らの仕事を失うことにもつながりますので、慎重に行ってください。

それから、これはプライベートにも当てはまりますが、怪しいメールは開かないことも大切です。ウィルスに感染してしまうと、重要な仕事情報が洩れてしまうことに繋がるからです。

おかしなメールがきたり、パソコンの動きにおかしなところがあれば、セキュリティ担当や上司にすぐに連絡しましょう。それから、TO、CC、BCCのメールの違いをきちんと把握しておきましょう。違いを次に説明します。

「TO」「CC」「BCC」の違い、使い分け

TOについて

目的の相手にメールを送る場合に使います。TOに入れる宛先は、1つとは限りません。複数入れることができます。メールアドレスごとに「,」で区切ります。しかし、2つ以上のアドレスをいれると、メールを送った相手に全員のメールアドレスが表示されますので気を付けましょう。

CCについて

複数の相手に一斉送信する場合に用います。メールアドレスに関しては、宛先に入っている人全員に見えてしまいます。自分が知っている人であっても、他に入っている人たちが全員面識あり、または、メールアドレスを共有しているとは限りません。

ここで、勝手にCCでメールを送ってしまうと、個人情報の流出または、機密情報漏えいに繋がってしまう恐れがありますので、確実にメールアドレスを共有しているかどうかを考えてから使いましょう。

CCで送られてきたメールへの返信は、自分のメールアドレスがTOに入っているときにします。しかし、内容的に返信が必要と感じた時は、全員と共有する必要性があるのか、送信者へだけ返信する方がよいのかを考えて送り返してください。共有が必要な場合は、「全員に返信」を選び、送信者のみの場合は、「返信」を選びます。

BCCについて

CCと同じく複数に一斉送信できます。CCとの違いは、宛名に入っている相手のメールアドレスを見えなくしてしまえることです。見えなくしてしまえますが、TOの宛先だけは見えてしまいます。そこで、全員のメールアドレスを知らせないで送る場合は、TOの宛先部分には、自分のメールアドレスか、宛先にしても差支えのないメールアドレスを書いておきましょう。

届いたメールがBCCであるかどうかは、TOあるいはCC欄上の自分のアドレスの有無で判断できます。アドレスがないのに届くということは、BCCで送信されたメールであるということです。

これに対して返信する場合に気を付けることは、「全員に返信」を選んでしまうとせっかくメールアドレスを見えないようにしてもらっていたのに、他の人にも見られてしまうということです。どうしても返信が必要なときは、送信した人にだけ届くように注意して送り返しましょう。

プライベートでも

このTO、CC、BCCは暮らしの中でも使えます。最近はLINEでの送信が多いかもしれませんが、LINEで繋がっておらず、メールだけ繋がっている同窓生や年配の方たちなどへ一斉に送るときにも使えます。

メールで件名を書くときはどうしたら良いの?初めては要件をいれるとわかりやすい

件名は、分かりやすく簡潔にしましょう。最初の書き出しは、「こんにちは」「お世話になっております」「〇〇(名前)です」などではなく、「〇〇の見積書の件」「〇月〇日〇時の打ち合わせの件」「〇〇の納期変更のお願い」など、件名で何のメールか早く対処しなければならないか、急がなくてもよいかなども分かる方がよいです。

納期を早くしてほしいなどだった場合、「お世話になっております」では全く伝わりません。もしかすると、見落とされ後回しにされてしまうなんていうこともあるかもしれません。

件名を分かりやすくするのは、受信者、送信者両方にとって有益なことです。また、本当に急ぎや重要事項の場合は、メールだけに頼らず、電話での確認も合わせてするようにしましょう。「先ほど、メールで〇〇の詳細を送らせいただきましたが、ご確認いただけたでしょうか?」などです。

宛名や社外の人に初めてメールを出す場合はどうしたらいい?

相手方が1人の場合

書き方の優先順位は、1.会社名2.部署3.役職4.名前(様)〇〇株式会社人事部部長××××様(役職がない場合は、役職を省きます)このような順番で書くのが望ましいです。

会社などへ送る場合

個人ではなく会社宛に送る場合は「○○株式会社 御中」このような書き方が望ましいですが、「○○株式会社 御中 ××様」はNGです。担当者が分かっている場合は、上の優先順位で書いていきましょう。

相手方が大勢の場合

送る相手が大勢の場合は各位を使います。〇〇研究担当者各位、報道関係者各位、関係各位などで送りましょう。この場合は役職に様はつけません。〇〇課長様などにしないように注意です。

社内で初めてのメールを送る場合

社内メールを送る場合は、「○○部 ××部長」「〇〇部 部長 ××さん」会長、社長にも様はつけません。会長様にすると二重敬語になります。また、会社によってもルールがあると思いますので、慣例に従いましょう。

例文メールで相手に送ってみよう

初めてのメールの送り方は挨拶から

実際に初めて会う人と同じようにまずは、挨拶から始まります。(例文)「いつもお世話になっております。貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。」ご隆盛以外にもご清栄、ご発展、ご盛栄などがあります。似た言葉でご清祥、ご健勝がありますが、こちらはどちらかといえば、個人宛に送るときに使われる言葉です。

(例文)「ご無沙汰しております。」こちらは、しばらく会っていなかったり、連絡をしていない場合に使います。「先日は、大変お世話になりありがとうございました。」近い日に会った場合に使います。

一通目の初めてメールは自己紹介を書こう

(例文)「初めてメールを送らせていただきます。突然のメール失礼いたします。」このあとに、自己紹介やどのようにして送ったのかを書きます。知らない相手からいきなりメールがきたら、ビジネスではなくプライベートでも驚くものです。その警戒心を解かないといけませんので、きちんと解すことから始めてください。

(例文)「この度、前任者の○○に代わり、貴社のご担当をさせていただくことになりました××と申します。△△株式会社の〇〇と申します。この度、〇〇様よりご紹介いただきメールを差し上げました。△△株式会社の〇〇と申します。この度、××雑誌に特集されていました貴社の製品開発のことでお話を伺いたくメールさせていただきました。」

いくら社内でも砕けたメールはアウト!

社内だからといって、砕けたものではなく、あくまで仕事上のメールということを忘れずに書いてください。初めてか初めての相手でないかにかかわらず、「ご苦労様」ではなく、「お疲れ様」を使います。そのあとに、自分の名乗りをしてください。

本文では初めてのメールをどう書いたらいいの?

まず、要旨を伝えます。そのあとに、詳細です。詳細は、分かりやすく書きます。英語の授業で5W1Hを習いましたよね。その応用です。最初は、慣れないうちは紙などに書き出してもよいでしょう。

たまに6W3Hが全て必要でないときもあります。しかし、初めてのメールを書くときは、この6W3Hを参考に、必要な要件を整理して文書を作ってみましょう。

初めてのメールでは結びをどう書いたら良いの?

本文の文章内容によって、結びも変えます。(結び例文)「何卒宜しくお願い申し上げます」「宜しくお願い致します」「ご協力のほど、何卒宜しくお願い申し上げます」「お忙しいところ申し訳ございませんが、宜しくお願い致します」

(結び例文)「今後ともよろしくお願い申し上げます」「ご確認のほど、宜しくお願い致します」「ご検討のほど、宜しくお願い申し上げます」「ご連絡いただけますよう宜しくお願い申し上げます」「ご回答賜りますよう何卒宜しくお願い申し上げます」「ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します」

初めてメール作成の前に署名を作ろう

初めてのメールを出す前に、署名のテンプレートを作りましょう。そうすれば、毎回同じことを作成せずにすみます。これも時間短縮の1つとなりますし、打ち間違いを防ぐことにもなります。

社外宛て

1.会社名、2.部署、3.名前、4.会社所在地、連絡先住所、5.電話番号、FAX番号、6.メールアドレス、7.会社のホームページURL

社内宛て

1.名前、2.部署、3.メールアドレス、4.電話番号や内線番号、この様にテンプレートを作っておくと送るときにも便利で簡単に送ることが出来ます。

時候の挨拶も初めてのメールで忘れずに!

次は、メールだけに関わらず、ビジネス文書、暮らしの手紙に役立つ時候の紹介です。日本には、季節に応じて色々な表現があります。その時々に合わせた言葉で時候の挨拶から始めましょう。1つの月にもさまざまな書き出しの挨拶があります。どれを選ぶかで、初めての印象も違うかもしれません。

1月(睦月)…1年の始まりです。「初春、新春」は、お正月をイメージさせ、「寒風、厳冬、寒冷」は、1月の寒さをイメージさせます。


2月(如月)…寒さが厳しい時期です。「節分」は、2月3日、「立春」は、4日、「寒明」は、5日頃です。「厳寒」は、厳しい寒さを表し、「残雪」は、下旬のまだ雪が残っているころを指します。

3月(弥生)…春の始まりの月です。「早春」は、3月の初めの頃、「雪解」は、暖かくなって雪が解ける頃、「春雨」は、春のしとしと降る雨を指します。他にも、「水ぬるむ」などがあります。

4月(卯月)…穏やかな暖かさが出てくる季節です。「春暖」は、暖かい春の陽気、「春眠」は、春の夜の心地よい眠り、「桜花」は、桜の花、「春爛漫」は、春の美しい花が咲き乱れ、光に満ちた様子を指します。他に「麗春」などがあります。

5月(皐月)…春の終わり、初夏の月となります。「晩春」は、春の終わり頃、「若葉」は、初夏の木々の瑞々しい葉、「新緑」は、初夏の木々つややかな緑、「万緑」は、見渡す限り草木が緑である様、「薫風」は、初夏の若葉や新緑の香りを含ませて吹いてくる気持ちのよい風を指します。

6月(水無月)…梅雨の季節となります。「入梅」は、6月11日頃または、梅雨入り、「長雨」は、幾日も続く雨ですが、秋の長雨には使用しません。これは、梅雨の時期にしか使えません。「立夏」は、夏の始まり、「深緑」は、濃い緑を指します。他に「梅雨」などがあります。

7月(文月)…本格的に夏に突入する月となります。「盛夏」は、真夏の時期、「大暑」「厳暑」「猛暑」「烈暑」は、厳しい、酷い暑さを指します。

8月(葉月)…体感としては、まだまだ夏という感じですが、真夏とは扱われません。「晩夏」は、夏の終わり頃、「残暑」、「残炎」は、暑さがまだ残っていること、「納涼」は、暑さを避けて過ごす、「処暑」は、暑さが和らぐ8月23日頃を指します。

9月(長月)…秋の始まりの月です。「初秋」「早秋」は、秋の始まり、「仲秋」は、秋の中頃という意味で、「中秋の名月」の中秋とは字が違うので、区別します。「秋霜」は、秋に入り霜が降り始めたころを指します。

10月(神無月)…秋の真ん中の月です。「秋涼」「秋冷」は、秋に感じられる涼しやさ冷ややかさのこと、「清秋」は、空が澄み、清々しい秋、「秋麗」は、陽気がのどかな秋を指します。

11月(霜月)…「晩秋」「暮秋」は、秋の終わり、末のこと、「霜秋」は、秋におりた霜、「深秋」は、秋が深まったころ、「立冬」は、11月7~8日頃を指します。

12月(師走)…年の暮れでなにかと忙しい月です。「師走」「忙月」は、忙しい12月を表す言葉です。「寒冷」は、寒々冷えた空気の様、「初雪」「新雪」は、雪が降り始める月や初めて降る月などに用います。「短日」は、字の通り日が短い冬という意味です。

季節に関係なし…時下。こちらの言葉は季節に関係ないので、初めてのメールを書く場合には、使いやすい言葉かもしれません。

ビジネスメールにおける「謹啓」「拝啓」と「敬具」

一般的な暮らしの中で手紙を出す場合、書き出しの頭語に「謹啓」「拝啓」「前略」「一筆申し上げます」、結語に「敬具」「草々」「かしこ」を使います。しかし、ビジネスの場合、「前略と草々」などはあまり使いません。「かしこ」は女性が使う結語です。結語は、「敬具」にするのが無難です。

書き出し例文に使えるのは、「拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。」「拝啓 時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」

初めてのビジネスメールで迷うときは、拝啓と敬具をセットで使えば、間違いはないでしょう。またほかに時候の挨拶の書き出しには、「〇〇の候」の他に「〇〇のみぎり」や「〇〇の折」というものもあります。「候」が多い中、「みぎり」や「折」を使うと少し雰囲気が柔らかいものになります。

まとめ:初めてのメールは自己紹介と挨拶を忘れないようにしよう!

普段の暮らしの中でも手紙を書きますが、子どもの頃や学生の頃にかしこまった文章を書くことは少ないと思います。もしかすると初めて書くビジネス的な文書は就職活動のときの添え状かもしれません。

日常生活でも初めての相手、顔見知りの相手に関係なく、挨拶が大切なように、ビジネスでも対面、書面、メールに関わらず、挨拶は大事になってきます。どの時候の挨拶を選ぶか、また言葉を扱うかも暮らしの中で磨くことができることです。

なんでも初めてのことをうまくできるとは限りません。世の中には、ビジネスの定型文や例文などはたくさんあるので、初めてメールは、それに従って書くのもよいと思います。しかし、慣れてきたら自分の暮らしの中で磨き、身につけた言葉を上手く使って一味違ったメールを送ってみてはどうでしょうか。

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2019-09-16 時点

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