メールでの謝罪の仕方は?ビジネスシーンで誠意が伝わる書き方・例文を紹介

仕事でミスした後の謝罪によっては今後の仕事の影響に左右することがありますよね。直接、謝罪を伝える場合は、誠意を伝えやすいですが、メールだと文章だけで判断されるので少し注意が必要です。そんなビジネスシーンで使える誠意が伝わる謝罪メールをまとめてご紹介します。

メールでの謝罪の仕方は?ビジネスシーンで誠意が伝わる書き方・例文を紹介

目次

  1. 仕事のミスをメールで謝罪する時に大切なことは?
  2. 長い謝罪メールはしない事
  3. 誠意が伝わる謝罪メールの例文や書き方
  4. 直接謝罪したいことは必ずメールに書いておく事
  5. お詫びの気持ちを強く伝える謝罪メールの例文や書き方は?
  6. 謝罪相手別のメールの注意点は?
  7. 会社の上司に送る謝罪メールの注意点は?
  8. 社内で謝罪メールを送る時の注意点は?
  9. 取引先に送る謝罪メールの注意点は?
  10. 謝罪後の行動が重要
  11. 誠意が伝わる謝罪メールでより良い関係性を作ろう!

仕事のミスをメールで謝罪する時に大切なことは?

ビジネスシーンでのミスは、出来ればしたくないものですが、もし、ミスをしてしまったらどのように謝罪すればよいでしょうか?言い訳のような謝罪は避けたいですし、謝罪相手と今後もより良い関係を続けるような謝罪をしたいですよね。謝罪方法によっても謝罪内容が変わってきます。

口頭での謝罪の場合は、顔の表情や態度、仕草などから謝罪相手がこちらの気持ちを汲み取りやすいですが、メールでの謝罪の場合は、謝罪相手にこちらの顔や態度が見えないので、メールだけで謝罪相手にしっかりとこちらの気持ちを伝えなければいけません。

謝罪方法の中で一番良く考える必要があるメールですが、謝罪する時に大切なことや気をつけたいことなどを知っておくと良いでしょう。できれば、ビジネスシーンでのミスは避けたいですが、もし、ミスを起こした時にすぐに対応できるように覚えておきましょう。

長い謝罪メールはしない事

ビジネスシーンでミスをした場合、誠意を持って謝罪することは大切です。ただ、誠意をしっかりと伝えようとして謝罪メールが長くなってしまっては、逆効果の場合がありますので気をつけましょう。謝罪相手は忙しい人がほとんどですので長い謝罪メールは注意が必要です。

忙しい謝罪相手は、ビジネスシーンでミスが起こった時点でミスの対処などさらに仕事が増えて忙しくなります。それにプラスしてミスを犯した人からの謝罪メールは謝罪メールを読む時間や返信メールをする時間などそれに対して少なからず少しの時間を費やさないといけません。

ですので、なるべく短い文章で誠意が伝わるようなメールの書き方を意識しましょう。短い謝罪メールで誠意を伝える謝罪メールの書き方の例文をご紹介します。謝罪メールの最初は、必ずお詫びを書きましょう。

誠意が伝わる謝罪メールの例文や書き方

誠意が伝わる謝罪メールの例文や書き方は「〇〇のため、この度は、多大なご迷惑をおかけしまして、心から申し訳なく、深くお詫びいたします。」や「〇〇について、大変ご迷惑をおかけしましたことを心から深くお詫び申し上げます。」などが良いでしょう。

「〇〇のため」や「〇〇について」の部分にミスをした理由や原因を書きましょう。この時、言い訳などだらだらと長い文章を書くのは避けましょう。お詫びメールを書いたら次にミスの対処法の提案を書いて謝罪メールは完了です。あとは、謝罪相手からの返事を待ちましょう。

ミスの対処法の提案ができない時は、謝罪相手にどのようにしたら良いかを伺っても良いですし、自分でミスの対処が出来ずに上司がするようになった場合は、その旨をしっかりと伝えるようにしましょう。

謝罪メールして、終わりではありません。1つのミスでも信用が落ちますので、謝罪メール後から対処していく過程の報連相はミス前よりも徹底してミスがないように行う姿勢を見せて信用を取り戻すことが大切です。ミスをしたお陰でさらに良い関係性を築けたら素晴らしいですね。

直接謝罪したいことは必ずメールに書いておく事

ビジネスシーンでのミスを謝罪する場合、できれば直接の謝罪をした方が良いことは分かっていても謝罪相手やこちら側の都合でどうしても直接の謝罪が出来ない場合がありますよね。基本的には、謝罪はミスが発覚した時点で直ちに行わないといけません。

しかし、直接の謝罪がすぐにできない場合は、謝罪メールを送って対処するようになりますよね。謝罪メールには、直接の謝罪がすぐにできない事、直接お詫びしたい事を書くことを忘れないようにしましょう。

お詫びの気持ちを強く伝える謝罪メールの例文や書き方は?

メールの例文は「直接〇〇様に会ってお詫びしたいのですが、〇〇の都合のため、メールで大変恐縮ですが、取り急ぎお詫び申し上げます。」や「すぐに〇〇様のところに伺いたいのですが、〇〇があり、メールて恐縮ですが、お詫びとご連絡を申し上げます。」などです。

誠意が伝わるように直接お詫びしたいけど、すぐにできない理由を伝えてあげると嫌な気持ちを謝罪相手に伝えなくて済むでしょう。お詫びしたい気持ちを強く伝える書き方の例文は「日を改めてお詫びに伺いたいのですが、〇〇様のご都合はいかがでしょうか?」などです。

謝罪相手に会える時間を尋ねることで直接の謝罪をしたいけど、どうしてもできないので謝罪メールが届いたことが理解できますし、誠意も十分に伝わるでしょう。直接の謝罪ができなくても謝罪メール後に謝罪相手に電話することも謝罪の強い気持ちを伝えることができます。

謝罪相手別のメールの注意点は?

ビジネスシーンでのミスによる謝罪メールですが、謝罪メールを送る相手によって変わってきますよね。会社内で起こったミスやトラブルの謝罪メールを上司に送る場合、上司以外の社内の人に送る場合、謝罪メールを送る相手が取引先のなどです。

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会社の上司に送る謝罪メールの注意点は?

会社の上司に送る謝罪メールですが、会社の上司の場合は、直接の謝罪が基本です。直接の謝罪が出来ない時は、電話です。その両方が出来ない場合のみメールになりますので覚えておきましょう。

ただし、数字などの説明や報告によるミスの場合は分かりやすいのでメールで謝罪するほうが良い場合もあります。上司への謝罪メールを送る注意点は、言い訳をしない事とミスやトラブルの解決策の提示です。

例文や書き方は「〇〇についてミスがありました。」と正直に伝えましょう。次に「〇〇のように対処していきます。」と解決案の提示をして最後に「二度とこのようなことがないように努力いたします。心よりお詫び申し上げます。」などのようにお詫びの分で結びましょう。

上司に連絡がつかない場合の謝罪メールは、ミスやトラブルの状況を正しく詳しく伝えておくと、謝罪相手から上司に連絡があった場合に上司がスムーズに対処できますし、上司と連絡が取れた後のミスやトラブルの処理もスムーズに行うことができるでしょう。

社内で謝罪メールを送る時の注意点は?

会社内でミスやトラブルが発生した場合に社内に送る謝罪メールの注意点は、早急に謝罪メールを送ることです。ミスやトラブルが発生した時点で早急に謝罪することは当たり前のことなので謝罪メールも同様です。

特に社内の場合は、早めの対処をしないとミスした状態で次に進んでしまっていることも少なくありません。人数が多い場合は、直接の謝罪や電話は後にして一斉送信メールでミスのお詫びと状況を早急に報告するほうが良いでしょう。それから電話や直接会って謝罪するようにしましょう。

例文や書き方は「取り急ぎご報告があります。〇〇のため、多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。今後このような不始末がないよう注意して業務に励みます。」などと取り急ぎ状況とお詫びを伝えるメールをしましょう。

取引先に送る謝罪メールの注意点は?

取引先に送る謝罪メールの注意点は、責任の所在をはっきりしないことです。例えば「あの時、貴社の〇〇さんが、、、」などと言って責任の所在をすることは、今後も良い関係を維持するためには必要ないことです。取引先との謝罪メールは特に注意しましょう。

謝罪後の行動が重要

ビジネスシーンで謝罪をする場合、相手が誰であろうと誠意を持って謝ることは当たりまえですが、それ以上に謝罪後の行動が重要になります。ミスが起こる場合、不注意で起こすことが多いので、その仕事に対してしっかりと責任を持つようにしましょう。

ミスが発生する時と同じような気持ちで謝罪後も仕事を行っていると必ずまた違うミスやトラブルが発生する可能性が高いです。謝罪後は信用を取り戻してさらに良好な関係を築くことができるチャンスでもありますので、責任感を持って行動するように心掛けましょう。

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誠意が伝わる謝罪メールでより良い関係性を作ろう!

ビジネスシーンで謝罪の仕方や謝罪メールの誠意が伝わる書き方や例文をまとめてご紹介しました。ミスやトラブル後の謝罪は今後の関係性だけではなく、謝罪する側の人間性がみれますし、謝罪する側の会社のイメージも変わってきます。

謝罪メールの例文や書き方をご紹介していますが、心からのお詫びの気持ちは文章に表れますので、謝罪相手の立場に立って考えて謝罪やメールをしましょう。謝罪の基本は、直接、顔をみて伝えることです。

謝罪メール後に謝罪相手に会ったり連絡ができる場合は、必ず謝罪するようにしましょう。謝罪はできればしたくないのが本音ですが、したくないからこそ、することで謝罪相手に誠意が伝わるのではないでしょうか?

誠意を伝わる謝罪を通してさらに良い関係を築くことも可能ですので、例文や書き方を参考にもし、謝罪しないといけないことが起こった場合は、早急に対応するできるように覚えておくとよいでしょう。

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2019-10-19 時点

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