メールの一斉送信の方法は?ビジネス上のマナーやスマホでのやり方も紹介

ビジネスにおいて、他の会社宛に連絡をするなど電子メールは欠かせないものとなっています。そういった中で一斉送信をするような場面もありますが、どのような方法で送信するのでしょうか。ビジネス上のマナーも同時に知っておきたいですね。また、日常でもスマホなどでメールを一斉送信できたら便利ですよね。今回は、メールを一斉送信する方法やビジネス上のマナー、スマホでのやり方などをまとめてみました。

メールの一斉送信の方法は?ビジネス上のマナーやスマホでのやり方も紹介

目次

  1. 便利!メールを一斉送信するやり方を覚えよう!
  2. どんなところで使われる?メールの一斉送信
  3. 宛先を追加してメールを一斉送信!
  4. メールの一斉送信にはメールソフトが便利?
  5. メールの一斉送信ができるオススメのソフトをご紹介!
  6. 使い分けよう!メール一斉送信のCcとBcc
  7. メールの一斉送信は偉い人から送るべき?
  8. iPhoneスマホでメールを一斉送信する方法!
  9. Androidスマホではメールの一斉送信はできないの?
  10. まとめ:メールの一斉送信のマナーを覚えておこう!

便利!メールを一斉送信するやり方を覚えよう!

ビジネスでは、自社以外の会社に連絡をするときなどにパソコンの電子メールを多く使用していますね。連絡手段として欠かせないものになって居るのが現状ですが、その中でもメールを多数の相手に向けて一斉送信するという方法は効率化の面を考えてもとても便利な機能です。

そんなメールの一斉送信ですが、具体的に行うにはどういった手順で行えば良いのでしょうか。また、ビジネスで一斉送信をする上では色々とマナーも存在しているようなのです。一度送信したメールというのは相手側からしか取り消しをすることはできませんので、事前にしっかりマナーは覚えておきたいところでしょう。

また、日常の生活の中でも欠かすことのできなくなったスマホでも、メールの一斉送信をすることができるようです。ということで今回は、メールを一斉送信する方法とビジネス上のマナー、スマホでの一斉送信をする手順などについてまとめてみました。

どんなところで使われる?メールの一斉送信

ではまず最初に、メールの一斉送信というのは具体的にどこで使用されているのかということについてご紹介していきましょう。上記のように、近年はインターネットの普及率が高まったことにより情報の送受信もそれに伴って増加しましたね。その中でメールの一斉送信というのはよく使用されています。

代表的なものとしては、会社の営業やメールマガジンの配信といったものがあります。客への宣伝の意味が強いものが多く、メールを受け取った相手は自分の好きなタイミングでそれを開いて閲覧することができますし、発信する側も手間をかけることはありません。

また、自治体や学校、企業など近年様々な場面で使用され始めているのが、緊急の連絡網としての利用法です。以前は緊急の連絡というのは電話で行われていましたが、身近な相手とはいえ個人情報が多数に知れてしまうのは個人情報保護の面で問題視され、メールの一斉送信を利用するようになってきたということです。

宛先を追加してメールを一斉送信!

では本題である、メールを一斉送信する方法をご紹介したいきます。まず最初にご紹介するのは、宛先を追加して一斉送信するというものです。これは最も単純で誰もが思いつく方法ではないでしょうか。送る予定のメールに新しく宛先を追加することで、1通のメールを同時に複数の相手に同時に送ることが可能になります。

この方法はみなさんが普段日常的に使っているメールの送受信をするソフトで行うことができるため、特に新しくメールソフトを用意する必要が無いので最も簡単にできる方法です。ただし、任意で相手の名前を変更できなかったり、宛先の設定にはTo、Cc、B㏄という3つの形式がある点は注意が必要になります。

メールの一斉送信にはメールソフトが便利?

一斉送信が使われているのは、メールマガジンの配信や営業に関する内容を送る場合などがあるというとこをご紹介しました。こういった場合、送る宛先が多いと何千件という単位なることもあるのだそうです。なので、このようなケースでは宛先を追加して一斉送信という方法では手間がかかってしまうため別の方法が使用されます。

その方法というのが、メール配信用のソフトを活用するというものになります。メール配信用のソフトには私たちが普段使用しているような普通のメールソフトには備わっていないさまざまな機能があるため、より効率的にメールの一斉送信を行うことができるのです。

このメール配信ソフトは大まかに分けて「インストール型」と呼ばれるものと「クラウド型」というものの2種類が存在しており、当然ながらそれぞれにメリットとデメリットがあります。最近では利用が手軽であるだとか機能が良いという理由からクラウド型が多く利用されるようになっているのだそうです。

メールの一斉送信ができるオススメのソフトをご紹介!

では、ご紹介した一斉送信で使用されるおすすめのソフトをご紹介していきます。まず1つ目は「Mail Distributor」というソフトで、宛先ごとに名前や職業などといった情報を入力することができるソフトです。例としては、受ける相手に合わせて「〇〇様におすすめ」と件名に入力したりすることが可能になります。特定の条件の相手への送信や、過去に送ったメールの管理なども行えます。

次が「はじめての住所録」というソフトです。こちらは名前の通り住所の新規登録などを行う時に向いており、住所の管理の他、はがきや封筒への印刷なども行えるソフトです。他のソフトで作成した情報を取り込むこともできますし、名前やメールアドレスなどの情報を入力したメールの一斉送信もできます。

使い分けよう!メール一斉送信のCcとBcc

続いては、ビジネスでメールの一斉送信を行う際のマナーをいくつかご紹介していきます。1つ目は、CcとBccを使い分けようというものです。メールを送信する際には、当然ですが宛先はToに入れます。一斉送信する場合にはToに送ったものと同じ内容を送るCcなどを使うことが多いでしょう。

ですが、もしCcの相手が互いに面識がない場合、メールアドレスが知られてしまうということになります。面識のないもの同士にしてみれば、無断でメールアドレスを他人に教えられたということになりますので、こういった場合は、CcからはアドレスがわからないBccを活用することで、そういった事態を回避することができます。

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メールの一斉送信は偉い人から送るべき?

宛先やCcというのは、送る相手の役職が高い順になるように送るのがマナーとなっています。連絡は偉い人が先に内容を知っておくのが一般的なので、例えば役職の高い順に「部長、課長、一般」といったように送信することができれば、マナー違反になることはないでしょう。

もしも一般の方がそれよりも役職が高い方よりも先に送信の欄に入力されていると、相手はかなりそこに違和感を持ってしまうようです。これもメールを一斉送信するときの基本的なマナーになりますので、くれぐれもマナー違反にならないように気をつけましょう。

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iPhoneスマホでメールを一斉送信する方法!

パソコンでメールを一斉送信する方法やビジネス上のマナーをいくつかご紹介しました。次は、日常でよく使用されるスマホでメールを一斉送信する方法についてご紹介していきましょう。まずiPhoneでの方法ですが、通常iphoneに最初から入っている「メッセージ」アプリや「メール」アプリでは一斉送信を行えません。

一斉送信が行えないというのは、メールなどを送るときにまとめて宛先を選択することができないということです。ですが、他にアプリをインストールして使用することで、それも可能になり、ひいては一斉送信を行うことが可能になります。そのアプリが「連絡先SS」というものです。

一斉送信を行うには、アプリでグループを作る必要があります。なのでアプリを開いて右側にある「+」のアイコンをタップし、グループ名を作成したのち新しく右側に表示されるそのグループに宛先をドラッグ&ドロップします。グループが作成できたら、メールの送信に移ります。

送信は先ほど作成した右側のグループを選択しておき、そのまま下側のメールのアイコンをタップするとメールかメッセージを選択できます。メールならばGmailなどが使用でき、アドレス右側の「To」をタップすればそのグループにある宛先に向けたメールを作成できます。

Androidスマホではメールの一斉送信はできないの?

Androidスマホでもメールを一斉送信する方法があります。こちらの場合はiPhoneのように新しくアプリを入れる必要はありません。まず設定を選択し、「メールグループ設定」という項目を選択します。宛先を選択する画面になるので、そこで「メールグループ」を選択しましょう。

ここではiPhoneでの方法と同じように、送る相手をまとめたグループを選択したり新規で作成することができます。送信は、作成したメールグループ名をタップすることでそのグループ宛のメールが作られるので、内容を入れてから送信すれば一斉送信完了です。

まとめ:メールの一斉送信のマナーを覚えておこう!

メールを一斉送信する方法やビジネスにおけるマナー、スマホでの一斉送信の方法などをご紹介しました。多くの相手に送信するには一斉送信のソフトを利用すると便利ですが、CcやBccなどがどういった特徴があるかということを把握しておくことも大切なようです。

また、スマホでメールを一斉送信する方法についてもご紹介しました。iPhoneとAndroidどちらのスマホでもメールを一斉送信する方法はあるようなので、機会があれば一度試してみることをおすすめします。

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2020-02-27 時点

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