メールの書き出しどうする?好印象の挨拶やビジネス必須のフレーズ集

ビジネスではメールを送る機会が多いです。メールを作成する時は、書き出しに迷う方も多いはずです。いきなり本題に入るのは相手に失礼なので、書き出しに挨拶やお礼を持ってくるのがビジネスマナーです。こちらでは、メールの書き出しにおすすめの挨拶やフレーズをまとめました!ビジネスシーンごとのメールの書き出しもお伝えします。メールの書き出しがいつも一緒の方は、こちらの記事を参考にしてみて下さい!

メールの書き出しどうする?好印象の挨拶やビジネス必須のフレーズ集

目次

  1. メールの書き出しは好印象になるように書こう
  2. ビジネスで繰り返し使えるメールの書き出しフレーズをつくる
  3. メールの書き出しでは必ず名乗ろう
  4. 挨拶やお礼をメールの書き出しに持ってくる
  5. 取引先などに送るメールの書き出しは?
  6. 顧客宛てに送るメールの書き出しは丁寧に
  7. メールの内容によって書き出しも変わる
  8. ビジネスのメールでは用件は書き出しの次に持ってくる
  9. 誤字脱字に注意!メールの書き出しを自分のものにする
  10. メールの書き出しをマスターして出来る社会人に

メールの書き出しは好印象になるように書こう

社会人になると社内、取引先、顧客などメールを送る機会が多いです。ビジネスのメールにはいくつかのマナーがあります。友人に送るメールのように、いきなり本題に入ってはいけません。メールの書き出しがきちんとしている人とそうでない人では、まるで印象が違うので注意しましょう。では、メールの書き出しはどんなフレーズにすれば好印象になるのでしょうか?

手紙の場合は四季に合わせた挨拶などを書き出しに持ってくることもありますが、メールではここまでする必要はありません。もう少し簡易的に挨拶をします。また、メールの相手や内容によって書き出しは変わってきます。こちらでは、ビジネスで使えるメールの書き出しのフレーズをご紹介するので、ぜひ参考にしてみて下さい!

Thumb初めてのメールの基本!ビジネスシーンで好印象を与える挨拶文や書き出し方 | 大人女子のライフマガジンPinky[ピンキー]

ビジネスで繰り返し使えるメールの書き出しフレーズをつくる

ビジネスで使うメールの書き出しは、毎回変える必要はありません。手紙の場合は、この間も同じフレーズを書いたかもしれないと心配になることもあるかもしれませんが、メールではそこまで注意しなくても大丈夫です。ただし、状況や内容に合わせたメールの書き出しを作成する必要があります。社内でのメールと取引先へのメールでは書き出しも変わります。

自分の中で、メールの相手や内容によっての書き出しのフレーズを作っておきましょう。相手と内容に合っている書き出しであれば繰り返し使っても問題ないので、相手ごとにテンプレートを作成してもいいかもしれません。自分の使いやすいメールの書き出しフレーズを考えてみましょう。

メールの書き出しでは必ず名乗ろう

ビジネスメールには、基本のフォーマットがあります。まず、件名に用件を書きます。「○○のお願い」「○○の日程変更について」など、件名だけで用件が分かるようにします。急を要するメールの場合は、件名に【緊急】【重要】などをつけるといいです。ちなみに、メールを返信で作成した場合は件名に「Re:」が自動的につきますが、このままでは相手に失礼なので削除しましょう。

そして、メール本文の書き出し、名乗り、本文、締め、署名と続きます。意外と忘れやすいのが名乗りです。メールの末尾にも署名がありますが、名乗りがある方が親切です。社内メールでの名乗りであれば「~課の○○です」と所属も書くようにしましょう。取引先や顧客などの外部の方へのメールの時は社名も必要です。「~商事の○○です」のような書き方です。

締めの言葉もあるとないとでは印象が違います。「何卒よろしくお願い申し上げます」「ご返信をお待ち申し上げております」など、用件に合わせた締めの言葉をいれるようにしましょう。署名はテンプレートなどを作っておくと便利です。

挨拶やお礼をメールの書き出しに持ってくる

社内メールなど、かしこまらないでいい相手にメールを送る場合は、書き出しは挨拶やお礼などを簡単に書けばOKです。朝ならば「おはようございます」昼や夜なのであれば「お疲れ様です」と書くのがおすすめです。朝の時間帯から「お疲れ様です」にしてしまうと、少し違和感があるので注意しましょう。仕事でお世話になっている相手へのメールの場合はお礼から始めましょう。

例えば「先日は○○の件でお世話になりました」「○○等、いつもお世話になっております」などの書き出しです。特に目上の相手へのメールの場合は、書き出しにお礼を書いた方が印象もいいのでおすすめです。社内で親しくしている仲でも、メールの書き出しはきちんとしていた方が印象はいいです。普段話している時と仕事の場面とをきちんとオンオフできていると思われるはずです。

取引先などに送るメールの書き出しは?

取引先の方へのメールの書き出しは失礼のないように丁寧に作成する必要があります。ここでは、お礼を意識した書き出しにするのがおすすめです。例えば「いつもお世話になっております」「いつもお引き立ていただき、ありがとうございます」などです。現在進行形で仕事を一緒にしている相手なのであれば「○○の件でお世話になっています」でもいいかもしれません。

初めてメールを送る相手の場合は「初めてメールを送らせていただきます」「突然のメール失礼いたします」にするのもいいでしょう。初めてメールを送る相手に「お世話になっています」は少し違和感があるので、どんな相手なのか、どういった状況なのかを踏まえて、メールの書き出しを考えましょう。

顧客宛てに送るメールの書き出しは丁寧に

会社にとって顧客はとても大事な相手です。顧客にメールを送る時は、書き出しも丁寧にする必要があります。例えば「日頃より弊社製品をご愛顧くださり、ありがとうございます」「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」などです。顧客の方へ感謝している気持ちをメールの書き出しに持ってきましょう。

こういった一文があるかないかでは、会社の印象が全く違います。書き出しだけでなく、本文や締めの言葉にも不備がないように丁寧に書きましょう。また顧客からのメールに「返信不要」という言葉があったとしても、きちんとメールを送りましょう。気になる場合は「返信不要とのことですが、お礼を伝えたくメールさせていただきました」のような一文をいれるといいでしょう。

メールの内容によって書き出しも変わる

メールの書き出しは、メールの内容に合わせて変えるようにしましょう。例えば、初めての相手に送るメールであれば「初めてメールを送らせていただきます。~商事の○○です」のように書きます。久しぶりの連絡になる相手に対しては「ご無沙汰しております」から始めます。返信していただいたメールには「早速のご返答ありがとうございます」と書きます。

また、立て続けにメールを送ることになった場合は「度々失礼いたします」「度々申し訳ございません」の一文を入れるといいでしょう。謝罪時のメールなどは書き方に悩むかもしれませんが、書き出しは同じです。取引先であれば「お世話になっております」顧客であれば「日頃より弊社製品をご愛顧くださり、ありがとうございます」です。

謝罪メールは件名に「○○のお詫び」と書くといいでしょう。本文では、迷惑をかけたことのお詫びと、今後の対応などを書きます。謝罪の気持ちが伝わるように、丁寧にメールを作成する必要があります。

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ビジネスのメールでは用件は書き出しの次に持ってくる

ビジネスメールの書き方は件名、書き出し、名乗り、本文、締め、署名の順に書きます。大切なのは本文ですが、こちらはなるべく用件を冒頭に伝えるように文をつくりましょう。例えば、日程変更の件を伝えるメールを送るのであれば本文の冒頭で「○○の日程が変更になりました」と先に言い切ってしまいます。続けて詳細を書くようにしましょう。

「○○の連絡を致しました」と本文の冒頭で言い切ることで、メールの内容が頭に入ってきやすくなります。結論を伝えずに用件をだらだら書くようなことがないようにしましょう。ビジネスメールは決まりが多く、戸惑うこともあるかもしれませんが、何度も送るうちに書き方のコツにも慣れてくるはずです。

誤字脱字に注意!メールの書き出しを自分のものにする

ビジネスメールで注意したいのが誤字脱字です。普段使わないような言葉を使用する場合、慣れていないために字が間違っていることがあります。メールの変換に頼りすぎず、使い慣れない言葉は正しい漢字なのか、意味は合っているかなどをよく確認するようにしましょう。使い慣れない言葉も使っていくうちに、自分の言葉になっていきます。

自分の言葉に置き換えてみたり、丁寧さなどを調整してメールを作成しましょう。ただし、難しい言葉を避けすぎて、くだけた表現に偏りすぎないよう注意が必要です。また、メールを送る時はやり取りが多くなりすぎにようにしましょう。1度のメールで相手に内容が伝わるようにできれば、メール作成は成功しているといえます。ビジネスメールは慣れなので、実践あるのみです。

メールの書き出しをマスターして出来る社会人に

メールの書き出しについてまとめましたが、ビジネスで実践できそうなフレーズは見つかりましたか?ビジネスメールは社会人にとっては当たり前のスキルですが、初めてメールを書く時は中々勝手が分からないものです。これでは丁寧すぎる、これではくだけた表現でよくないなどバランスも難しいです。初めてビジネスメールを作成する時は丁寧すぎる方がいいでしょう。

くだけた表現で失礼にあたるよりは、丁寧に作成したメールの方が後から調整しやすいからです。メールの書き出しのフレーズはあまり使ったことのないものでも、使っているうちに自分のものになっていきます。ぜひ、実践してみて下さい!こちらの記事が、ビジネスメールの書き出しのヒントになりますように!

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2018-08-21 時点

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